L’audit iniziale: la prima fase
del processo di formazione
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L’audit iniziale: la prima fase del processo di formazione
In cosa consiste e perché è indispensabile
L’audit iniziale sta alla base del processo formativo di un corso.
Consiste nella raccolta e analisi di informazioni indispensabili per comprendere le esigenze e gli obiettivi formativi del committente e dei partecipanti.
Per essere efficace, l’attività di audit deve identificarsi con le necessità dei 3 attori in gioco in un intervento formativo: formatore, committente e partecipanti.
Non dedicare tempo al dialogo iniziale con il committente e i partecipanti per comprendere al meglio le loro richieste rischia di portare il formatore a realizzare un corso poco incisivo, al di sotto delle aspettative dei partecipanti e non incentrato sugli obiettivi di progetto del committente.
Se questa fase di analisi e studio iniziale non viene svolta con attenzione prima del corso si rischia di svolgerla durante l’intervento formativo causando una perdita di tempo e di efficacia.
Una conoscenza scrupolosa della realtà a cui viene destinato l’intervento e, di conseguenza, un’attenta pianificazione e personalizzazione del corso sono dei requisiti fondamentali per il successo del corso di formazione.
Occorre, dunque, individuare e comprendere in anticipo quali competenze i partecipanti devono sviluppare in funzione del risultato atteso dal committente.
Consigli per la realizzazione di un audit efficace
E’ utile che il formatore si ponga una serie di domande riguardo ai partecipanti prima di svolgere il corso:
- A chi è rivolto il corso? (numero, età, ruolo, ecc.)
- Il gruppo è omogeneo o ci sono delle discordanze?
- Quali sono i loro obiettivi, le loro difficoltà? Come si svolge una loro giornata lavorativa abituale?
- Quali e quanti sono i punti di forza e le aree di miglioramento del singolo partecipante?
- Hanno già conoscenze sulla materia oggetto dell’intervento?
- Si dimostrano aperti o riluttanti verso la formazione?
- Hanno già partecipato ad altri interventi formativi in passato? Con quali risultati?
- Come viene articolato il loro piano formativo annuale?
- Hanno delle aspettative per il corso?
- Come verrà loro illustrata questa nuova iniziativa formativa?
- Come possono intervenire i partecipanti per la pianificazione e la personalizzazione delle esercitazioni?
È sempre meglio dedicare del tempo alla conoscenza diretta di almeno una parte dei partecipanti al corso perché le informazioni su di loro fornite da altri potrebbero sempre essere distorte.
E’ opportuno dunque analizzare le informazioni fornite sia dal committente che dai partecipanti.
Inoltre conviene sempre far svolgere l’audit iniziale allo stesso formatore che gestirà l’aula per evitare che nel passaggio di informazioni tra colleghi vengano perse o distorte informazione importanti.
Se il progetto è di grandi dimensioni, consiglio di suddividere il lavoro tra più formatori per avere poi il vantaggio di poter confrontare le informazioni e le opinioni raccolte.
Spesso viene trascurata la necessità di vendere nel giusto modo il corso di formazione ai partecipanti che devono presentarsi in aula preparati e consapevoli di ciò che verrà trattato nell’intervento formativo.
Occorre sempre predisporre un pacchetto informativo da inviare ai partecipanti che chiarisca:
- gli obiettivi dell’intervento;
- i contenuti;
- Le date e gli orari;
- le informazioni logistiche;
- la presentazione di colui che terrà il corso;
- la presentazione della società per cui lavora (se è esterna alla azienda del committente) con anche il link al sito web per approfondimenti e ulteriori informazioni.
Inoltre è opportuno inviare insieme al kit informativo alcuni materiali didattici che i partecipanti devono analizzare prima del corso per arrivare in aula preparati almeno per quanto riguarda i principali aspetti teorici dell’intervento formativo (la dispensa, alcuni articoli, un libro, ecc.).
E’ importante che anche la formazione aziendale sfrutti il tempo che viene fatto investire ai partecipanti nel modo più efficace possibile.
In questo modo è consigliabile per i partecipanti leggere alcune informazioni prima del corso evitando così di perdere tempo prezioso in aula.
Il ruolo della Direzione e dei vertici aziendali
La sponsorizzazione e la presenza anche della Direzione nel processo di formazione (ad esempio durante l’inizio del progetto, la fine del corso oppure grazie ad una videoconferenza durante il corso) rafforzano senza dubbio l’efficacia dell’intervento.
Durante le riunioni con il personale dell’azienda committente è fondamentale analizzare anche il GRID aziendale (Gruppo Reale di Influenza e di Decisione) al fine di individuare tutte quelle persone che è necessario conoscere e coinvolgere per comprendere correttamente le dinamiche aziendali e per pianificare l’intervento formativo più adatto alle esigenze del Cliente.
Riuscire ad includere anche i vertici aziendali (per esempio Amministratore Delegato) e non solamente i Responsabili della Formazione consente al formatore di avere una visione più ampia delle strategie dell’azienda e dunque di avere maggiori possibilità di realizzare un intervento efficace.
Un formatore di successo deve sentirsi parte del progetto, dev’essere percepito dal personale quasi come un valido collega che vuole dare una mano.
Deve trovare la passione necessaria per motivare i partecipanti.