Corso La gestione delle riunioni
Corso di formazione 2024: online o in presenza
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Se non riesci a partecipare al corso in aula, puoi avere i materiali didattici, il videocorso o partecipare al corso online.
Corso La gestione delle riunioni
Una riunione è costituita dall'incontro di più persone nelle stesso luogo o in luoghi differenti tra di loro collegati (ad esempio videoconferenze, conferenza telefonica).
Un eccessivo e/o cattivo utilizzo delle riunioni rappresenta uno dei motivi di perdita di tempo più diffusi nelle organizzazioni.
In funzione dell'obiettivo, possiamo distinguere riunioni:
- riunioni decisionali: decidere un'azione, risolvere un problema. Ad esempio una riunione per definire una riorganizzazione della struttura commerciale.
- riunioni informative: informare, esporre, proporre, dimostrare, discutere, conoscere. Ad esempio una riunione per diffondere i dati dell'andamento aziendale nel primo semestre dell'anno.
- riunioni operative: operare, svolgere una funzione, eseguire un compito. Ad esempio una riunione per creare una nuova brochure di presentazione aziendale.
Ogni riunione implica un grande investimento in termini di risorse: tempo e costi organizzativi. In una riunione di due ore con cinque persone coinvolte, l'investimento di tempo lavorativo è di ben 10 ore uomo più tutti i costi organizzativi (spese di viaggio, utilizzo sale e materiali di supporto, ecc.).
Prima di convocare una riunione o di aderire ad una convocazione (sempre che ci sia la possibilità di poter declinare l'invito), dobbiamo essere pienamente convinti della sua utilità eliminando le riunioni superflue:
- le ragioni per indire o partecipare alla riunione sono valide?
Cosa potrei ottenere con questa riunione?
- I risultati prefissi per la riunione possono essere ottenuti altrimenti?
- Come farò a misurare i risultati ottenuti con questa riunione?
- Ho la mania di fare riunioni e/o di partecipare a riunioni?
Tre decisioni che vanno prese per contenere lo spreco quantitativo di tempo sono:
- ridurre il numero di riunioni: contribuisca ad eliminare le riunioni superflue;
- ridurre il numero dei partecipanti coinvolti. Servono solo persone che possono dare un concreto contributo alla riunione. Quando lo scopo è di coinvolgere i partecipanti attivamente, occorre limitare il numero di persone invitate a non più di otto;
- ridurre la durata delle riunioni. Una durata superiore ad un'ora raramente è produttiva. Oltre le due ore diventano anche da un punto di vista fisico faticose. La durata di riferimento di una riunione può essere contenuta in circa 45 minuti.
Non sei ancora convinto dell'importanza di selezionare le occasioni in cui serve effettivamente organizzare una riunione?
Vuoi sentirti una persona importante?
Vuoi fare bella figura sui colleghi?
Vuoi fare sfoggio delle tue capacità dialettiche?
Vuoi stupire tutti con le tue nuove animazioni inserite nella presentazione?
Vuoi stare in compagnia?…
Non perdere altro tempo convoca subito una riunione, sarà una valida alternativa al lavoro!
Tra gli errori che più spesso riscontro nella gestione delle riunioni vi sono:
- effetto disorganizzazione: non progettare anticipatamente la riunione, improvvisare;
- effetto fulmine a cielo sereno: non comunicare lo scopo della riunione ai partecipanti;
- effetto autobus senza freni: non saper strutturare e controllare la discussione;
- effetto parola morta: non dare seguito alle decisioni prese.
Una volta definite con attenzione le riunioni importanti, possiamo migliorare nella gestione delle cinque fasi determinanti per la loro conduzione:
- la preparazione: come organizzare la riunione;
- l'apertura: come iniziarla;
- lo svolgimento: come gestirla;
- la conclusione: come tirare le somme;
- il dopo riunione: come dare un seguito concreto alla riunione.
1. La preparazione di una riunione:
- identificare con precisione gli obiettivi della riunione: perché fare una riunione?
- Individuare i partecipanti da coinvolgere: chi deve esserci e perché?
- Raccogliere la documentazione di supporto alla preparazione della riunione: quali informazioni servono e dove sono reperibili?
- Preparare un piano di discussione / ordine del giorno: di cosa parleremo e con quale ordine?
- Prevenire le interruzioni: le telefonate non devono essere passate. Far raccogliere i messaggi per i partecipanti alla segreteria e comunicarli durante le pause e/o al termine della riunione, i cellulari restano spenti, non fare entrare nessun estraneo nella sala, ecc.
- Predisporre la sala riunioni: sedie, generi di conforto, carta e penna, verificare in anticipo la documentazione e gli strumenti di supporto, ecc.
- Mettere in grado i partecipanti di arrivare preparati alla riunione: inviare con largo anticipo l'ordine del giorno (lo scopo e il tipo di riunione, i risultati che vi prefiggete, gli argomenti che verranno affrontati) e comunicare eventuali attività che sono da effettuare prima della riunione (letture, questionari da compilare, informazioni da raccogliere, materiali da portare con se, ecc).
- Si prepari adeguatamente alla gestione della riunione. Prepari una scaletta della riunione: cosa dire e con quali metodologie / strumenti? Quali tempi prevedo? Una riunione senza un ordine del giorno prefissato è destinata al fallimento. L'ordine del giorno deve essere tassativamente stabilito prima di ogni riunione evitando la voce "vari ed eventuali". Preveda le possibili domande, dubbi, perplessità, criticità che potranno emergere e si prepari ad affrontarle.
2. L'apertura di una riunione:
iniziare sempre e comunque puntuali al fine di non premiare i ritardatari a discapito di chi ha rispettato gli impegni presi. Non riassuma quanto detto per i ritardatari. Al massimo preveda cinque minuti di flessibilità in cui può iniziare a rompere il ghiaccio con i partecipanti presenti.
Tollerare il presentarsi in ritardo alle riunioni aziendali rischia di innescare, per le prossime occasioni, una abitudine negativa con continue e ripetute perdite di tempo e la svalorizzazione dello strumento riunione. Dieci persone che aspettano per quindici minuti sono tre ore e mezza di lavoro uomo perso.
Giro di presentazione dei partecipanti (se già non si conoscono) o presentazione delle persone presenti. L'eventuale giro di tavolo deve essere molto rapido per consentire di entrare subito nel vivo dell'incontro.
Ribadire velocemente l'ordine del giorno (argomenti e modalità di lavoro) e le tempistiche della riunione (orario di chiusura e spazio dedicato ai diversi temi): i partecipanti ne devono essere già a conoscenza.
3. Lo svolgimento di una riunione:
analisi dei vantaggi e degli svantaggi delle diverse proposte tenendo distinti i dati e i fatti (oggettivi) dalle opinioni e dai sentimenti personali dei partecipanti (soggettivi). Occorre agevolare un clima sereno di apertura al dialogo e al confronto reciproco.
Si imponga mantenendo sempre la riunione in argomento. Non lasci mai dibattere argomenti non previsti dall'ordine del giorno. Fermi immediatamente e rimandi ad altre occasioni la discussione di argomenti fuori tema.
Mantenga sempre un ritmo vivace e dinamico all'incontro per evitare il rischio calo di tensione e per rafforzare lo stile pragmatico e concreto della riunione.
Non consenta ad eventuali partecipanti logorroici di prendere il sopravvento. Faccia in modo che il tempo a disposizione per ogni partecipante sia in linea con quanto da lei programmato.
4. La conclusione di una riunione:
termini all'orario concordato per rispettare il tempo altrui (le persone potrebbero avere altri impegni in agenda). Per agevolare la fine segnali ai partecipanti quando mancano quindici e cinque minuti.
Scaduto il tempo, interrompa la riunione anche se la discussione continua. Il fallimento nel rispettare i tempi concordati rappresenterà uno stimolo per migliorare in futuro.
Faccia predisporre un piano d'azione (chi fa che cosa entro quando?):
- assegnazione delle responsabilità (chi?);
- assegnazione dei compiti e (fa che cosa?);
- predisposizione dei tempi d'azione (entro quando?);
- verifica delle modalità d'azione.
Impieghi gli ultimi minuti a riassumere:
- i punti salienti emersi dall'incontro;
- le decisioni prese;
- i risultati ottenuti.
5. La gestione del dopo riunione:
una riunione non è terminata se non vengono attuate le decisioni prese. Occorre redigere e distribuire ai partecipanti entro 48 ore un verbale di riunione che indichi i punti trattati, le proposte fatte, il piano d'azione definito e gli strumenti di controllo.
Segni in agenda le azioni che lei dovrà effettuare e i momenti in cui dovrà verificare lo stato avanzamento dei lavori.
Comunichi sempre e comunque ai partecipanti i risultati concreti che si sono raggiunti in seguito alla riunione. Tenga aggiornate le persone anche su eventuali insuccessi ed obiettivi non raggiunti indicandone le motivazioni e le nuove iniziative messe in atto. In ogni caso i partecipanti percepiranno l'approccio pragmatico della riunione, orientata quindi all'ottenere risultati e non a parlare e basta.
Non far toccare con mano i risultati ottenuti con una riunione rischia di creare scetticismo circa l'utilità di investire del tempo in riunioni.
Obiettivi del corso:
- Saper organizzare e gestire riunioni aziendali efficaci;
- Ottimizzare l’investimento di tempo in riunioni per renderle realmente produttive;
- Creare un clima costruttivo e partecipativo tra i diversi partecipanti.
Programma del corso:
- Apertura lavori e raccolta aspettative dei partecipanti al corso;
- I rischi e gli errori da evitare nella gestione di una riunione;
- Pregiudizi e luoghi comuni sulle riunioni aziendali;
- La definizione degli obiettivi e la scelta dei partecipanti;
- I vantaggi e gli svantaggi di una riunione: la valutazione di quando serve e di quando è superflua;
- La curva di produttività di una riunione;
- Preparare una riunione e divulgare l’ordine del giorno;
- La scelta della disposizione della sala e di supporti alla riunione;
- Le diverse tipologie di riunione:
- informative: informare i partecipanti;
- decisionali: prendere delle decisioni;
- operative: lavorare insieme;
- Riunioni tradizionali e riunioni online: pro e contro;
- Come massimizzare l'efficacia di una riunione online;
- Il nostro ruolo all’interno della riunione: relatore, coordinatore, partecipante, osservatore...
- Raggiungere gli obiettivi rispettando i tempi prestabiliti: attenzione alla gestione del tempo;
- La gestione delle discussioni e degli interventi dei partecipanti;
- Come far fronte agli imprevisti e gestire eventuali conflitti;
- Tirare le somme e concludere positivamente la riunione definendo i passi successivi;
- Come dare seguito alla riunione affinchègli obiettivi della riunione vengano effettivamente raggiunti;
- Il Piano Personale di Miglioramento: costruire un piano d’azione concreto per lavorare sulle proprie aree di miglioramento individuate durante il corso di formazione:
- cosa voglio continuare a fare?
- Cosa voglio evitare?
- Cosa voglio iniziare a fare?
Durante il corso di formazione sperimenterete:
- Autodiagnosi: aree di miglioramento nelle riunioni aziendali
- Esercitazione: la preparazione di una riunione
- Simulazione dell'apertura di una riunione
- Simulazioni di allenamento nella gestione delle dinamiche di gruppo: polemica, perdita di tempo, mancanza di attenzione, intervento fuori tema, ...
- Esercitazione: il meeting report efficace
- Check list di autoverifica su cosa va fatto prima, durante e dopo la riunione
- ...
Sedi, costi, orari, ... e altre informazioni sui corsi.
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