Corso La gestione delle riunioni

Corso La gestione delle riunioni

Una riunione è costituita dall'incontro di più persone nelle stesso luogo o in luoghi differenti tra di loro collegati (ad esempio videoconferenze, conferenza telefonica).

Un eccessivo e/o cattivo utilizzo delle riunioni rappresenta uno dei motivi di perdita di tempo più diffusi nelle organizzazioni.

In funzione dell'obiettivo, possiamo distinguere riunioni:

riunioni decisionali: decidere un'azione, risolvere un problema. Ad esempio una riunione per definire una riorganizzazione della struttura commerciale.

riunioni informative: informare, esporre, proporre, dimostrare, discutere, conoscere. Ad esempio una riunione per diffondere i dati dell'andamento aziendale nel primo semestre dell'anno.

riunioni operative: operare, svolgere una funzione, eseguire un compito. Ad esempio una riunione per creare una nuova brochure di presentazione aziendale.

Ogni riunione implica un grande investimento in termini di risorse: tempo e costi organizzativi. In una riunione di due ore con cinque persone coinvolte, l'investimento di tempo lavorativo è di ben 10 ore uomo più tutti i costi organizzativi (spese di viaggio, utilizzo sale e materiali di supporto, ecc.).

Prima di convocare una riunione o di aderire ad una convocazione (sempre che ci sia la possibilità di poter declinare l'invito), dobbiamo essere pienamente convinti della sua utilità eliminando le riunioni superflue:

le ragioni per indire o partecipare alla riunione sono valide?
Cosa potrei ottenere con questa riunione?

I risultati prefissi per la riunione possono essere ottenuti altrimenti?

Come farò a misurare i risultati ottenuti con questa riunione?

Ho la mania di fare riunioni e/o di partecipare a riunioni?

Tre decisioni che vanno prese per contenere lo spreco quantitativo di tempo sono:

ridurre il numero di riunioni: contribuisca ad eliminare le riunioni superflue;

ridurre il numero dei partecipanti coinvolti. Servono solo persone che possono dare un concreto contributo alla riunione. Quando lo scopo è di coinvolgere i partecipanti attivamente, occorre limitare il numero di persone invitate a non più di otto;

ridurre la durata delle riunioni. Una durata superiore ad un'ora raramente è produttiva. Oltre le due ore diventano anche da un punto di vista fisico faticose. La durata di riferimento di una riunione può essere contenuta in circa 45 minuti.

Non sei ancora convinto dell'importanza di selezionare le occasioni in cui serve effettivamente organizzare una riunione?

Vuoi sentirti una persona importante?

Vuoi fare bella figura sui colleghi?

Vuoi fare sfoggio delle tue capacità dialettiche?

Vuoi stupire tutti con le tue nuove animazioni inserite nella presentazione?

Vuoi stare in compagnia?…

Non perdere altro tempo convoca subito una riunione, sarà una valida alternativa al lavoro!

Tra gli errori che più spesso riscontro nella gestione delle riunioni vi sono:

effetto disorganizzazione: non progettare anticipatamente la riunione, improvvisare;

effetto fulmine a cielo sereno: non comunicare lo scopo della riunione ai partecipanti;

effetto autobus senza freni: non saper strutturare e controllare la discussione;

effetto parola morta: non dare seguito alle decisioni prese.

Una volta definite con attenzione le riunioni importanti, possiamo migliorare nella gestione delle cinque fasi determinanti per la loro conduzione:

la preparazione: come organizzare la riunione;

l'apertura: come iniziarla;

lo svolgimento: come gestirla;

la conclusione: come tirare le somme;

il dopo riunione: come dare un seguito concreto alla riunione.

1. La preparazione di una riunione:

identificare con precisione gli obiettivi della riunione: perché fare una riunione?

Individuare i partecipanti da coinvolgere: chi deve esserci e perché?

Raccogliere la documentazione di supporto alla preparazione della riunione: quali informazioni servono e dove sono reperibili?

Preparare un piano di discussione / ordine del giorno: di cosa parleremo e con quale ordine?

Prevenire le interruzioni: le telefonate non devono essere passate. Far raccogliere i messaggi per i partecipanti alla segreteria e comunicarli durante le pause e/o al termine della riunione, i cellulari restano spenti, non fare entrare nessun estraneo nella sala, ecc.

Predisporre la sala riunioni: sedie, generi di conforto, carta e penna, verificare in anticipo la documentazione e gli strumenti di supporto, ecc.

Mettere in grado i partecipanti di arrivare preparati alla riunione: inviare con largo anticipo l'ordine del giorno (lo scopo e il tipo di riunione, i risultati che vi prefiggete, gli argomenti che verranno affrontati) e comunicare eventuali attività che sono da effettuare prima della riunione (letture, questionari da compilare, informazioni da raccogliere, materiali da portare con se, ecc).

Si prepari adeguatamente alla gestione della riunione. Prepari una scaletta della riunione: cosa dire e con quali metodologie / strumenti? Quali tempi prevedo? Una riunione senza un ordine del giorno prefissato è destinata al fallimento. L'ordine del giorno deve essere tassativamente stabilito prima di ogni riunione evitando la voce "vari ed eventuali". Preveda le possibili domande, dubbi, perplessità, criticità che potranno emergere e si prepari ad affrontarle.

2. L'apertura di una riunione:

iniziare sempre e comunque puntuali al fine di non premiare i ritardatari a discapito di chi ha rispettato gli impegni presi. Non riassuma quanto detto per i ritardatari. Al massimo preveda cinque minuti di flessibilità in cui può iniziare a rompere il ghiaccio con i partecipanti presenti.

Tollerare il presentarsi in ritardo alle riunioni aziendali rischia di innescare, per le prossime occasioni, una abitudine negativa con continue e ripetute perdite di tempo e la svalorizzazione dello strumento riunione. Dieci persone che aspettano per quindici minuti sono tre ore e mezza di lavoro uomo perso.

Giro di presentazione dei partecipanti (se già non si conoscono) o presentazione delle persone presenti. L'eventuale giro di tavolo deve essere molto rapido per consentire di entrare subito nel vivo dell'incontro.

Ribadire velocemente l'ordine del giorno (argomenti e modalità di lavoro) e le tempistiche della riunione (orario di chiusura e spazio dedicato ai diversi temi): i partecipanti ne devono essere già a conoscenza.

3. Lo svolgimento di una riunione:

analisi dei vantaggi e degli svantaggi delle diverse proposte tenendo distinti i dati e i fatti (oggettivi) dalle opinioni e dai sentimenti personali dei partecipanti (soggettivi). Occorre agevolare un clima sereno di apertura al dialogo e al confronto reciproco.

Si imponga mantenendo sempre la riunione in argomento. Non lasci mai dibattere argomenti non previsti dall'ordine del giorno. Fermi immediatamente e rimandi ad altre occasioni la discussione di argomenti fuori tema.

Mantenga sempre un ritmo vivace e dinamico all'incontro per evitare il rischio calo di tensione e per rafforzare lo stile pragmatico e concreto della riunione.

Non consenta ad eventuali partecipanti logorroici di prendere il sopravvento. Faccia in modo che il tempo a disposizione per ogni partecipante sia in linea con quanto da lei programmato.

4. La conclusione di una riunione:

termini all'orario concordato per rispettare il tempo altrui (le persone potrebbero avere altri impegni in agenda). Per agevolare la fine segnali ai partecipanti quando mancano quindici e cinque minuti.

Scaduto il tempo, interrompa la riunione anche se la discussione continua. Il fallimento nel rispettare i tempi concordati rappresenterà uno stimolo per migliorare in futuro.
Faccia predisporre un piano d'azione (chi fa che cosa entro quando?):

assegnazione delle responsabilità (chi?);

assegnazione dei compiti e (fa che cosa?);

predisposizione dei tempi d'azione (entro quando?);

verifica delle modalità d'azione.

Impieghi gli ultimi minuti a riassumere:

i punti salienti emersi dall'incontro;

le decisioni prese;

i risultati ottenuti.

5. La gestione del dopo riunione:

una riunione non è terminata se non vengono attuate le decisioni prese. Occorre redigere e distribuire ai partecipanti entro 48 ore un verbale di riunione che indichi i punti trattati, le proposte fatte, il piano d'azione definito e gli strumenti di controllo.

Segni in agenda le azioni che lei dovrà effettuare e i momenti in cui dovrà verificare lo stato avanzamento dei lavori.

Comunichi sempre e comunque ai partecipanti i risultati concreti che si sono raggiunti in seguito alla riunione. Tenga aggiornate le persone anche su eventuali insuccessi ed obiettivi non raggiunti indicandone le motivazioni e le nuove iniziative messe in atto. In ogni caso i partecipanti percepiranno l'approccio pragmatico della riunione, orientata quindi all'ottenere risultati e non a parlare e basta.

Non far toccare con mano i risultati ottenuti con una riunione rischia di creare scetticismo circa l'utilità di investire del tempo in riunioni.

Obiettivi del corso:

Saper organizzare e gestire riunioni aziendali efficaci;

Ottimizzare l’investimento di tempo in riunioni per renderle realmente produttive;

Creare un clima costruttivo e partecipativo tra i diversi partecipanti.

Programma del corso:

I rischi e gli errori da evitare nella gestione di una riunione
- Mancanza di chiarezza sugli obiettivi: Una riunione senza scopi chiari è destinata a diventare dispersiva. Gli obiettivi devono essere definiti con precisione fin dall'inizio per evitare divagazioni.
- Partecipanti non necessari: Invitare persone che non sono direttamente coinvolte o che non apporteranno valore alla discussione può diluire l’efficacia.
- Assenza di gestione del tempo: Riunioni che si prolungano oltre i tempi stabiliti rischiano di perdere la concentrazione e ridurre l’efficacia.
- Non rispettare il follow-up: Senza un adeguato piano d’azione post-riunione, le decisioni prese rischiano di non essere implementate.
Pregiudizi e luoghi comuni sulle riunioni aziendali
- "Le riunioni sono sempre una perdita di tempo": Spesso questo pregiudizio nasce da riunioni mal gestite. È importante saper organizzare incontri che siano veramente produttivi.
- "Più partecipanti, più idee": Il numero elevato di partecipanti non garantisce risultati migliori, ma anzi può rallentare il processo decisionale.
- "Le riunioni virtuali non sono efficaci": Con gli strumenti giusti, anche le riunioni online possono essere estremamente produttive se gestite con competenza.
La definizione degli obiettivi e la scelta dei partecipanti
- Obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Achievable, Realistici, Temporizzati): La riunione deve avere obiettivi chiari e misurabili per poter essere valutata correttamente.
- Scelta dei partecipanti: Solo chi è strettamente coinvolto nell'argomento deve essere invitato. Ogni partecipante deve avere un ruolo definito e una responsabilità chiara.
I vantaggi e gli svantaggi di una riunione: la valutazione di quando serve e di quando è superflua
- Quando una riunione è utile: Quando è necessario prendere decisioni collettive, generare idee o discutere argomenti che richiedono l’interazione tra diverse persone.
- Quando una riunione è superflua: Quando le informazioni possono essere condivise in modo più efficiente tramite email, documenti o brevi aggiornamenti. È fondamentale valutare sempre se la riunione è la miglior modalità di comunicazione.
La curva di produttività di una riunione
- Le riunioni iniziano ad alta energia, ma la produttività tende a calare con il tempo.
- Tecniche per mantenere alta la produttività: Stabilire obiettivi brevi e raggiungibili per ogni parte della riunione, fare pause brevi per evitare stanchezza, e concentrare gli interventi su argomenti cruciali.
- Monitoraggio continuo: Identificare in tempo reale quando la produttività sta calando per riorganizzare e focalizzare l'attenzione.
Preparare una riunione e divulgare l’ordine del giorno
- L’ordine del giorno deve essere inviato con anticipo a tutti i partecipanti.
- Struttura dell'ordine del giorno: Definire gli argomenti principali, i tempi per ogni discussione e chi sarà responsabile di ciascun punto.
- Preparazione dei partecipanti: Ogni partecipante deve essere consapevole del proprio ruolo e delle aspettative prima della riunione.
La scelta della disposizione della sala e di supporti alla riunione
- Disposizione della sala: La scelta della disposizione fisica (a U, a teatro, a tavola rotonda) influisce sull'interazione tra i partecipanti. Ogni tipo di disposizione ha il suo scopo.
- Supporti tecnologici: Utilizzare proiettori, video conferenze, lavagne elettroniche e strumenti collaborativi come Google Docs o Trello può migliorare notevolmente l’efficacia della riunione.
Le diverse tipologie di riunione
- Riunioni informative: Il focus è sull'informare i partecipanti riguardo a nuovi sviluppi, cambiamenti o aggiornamenti.
- Riunioni decisionali: Mirano a prendere decisioni importanti. Devono essere ben strutturate e rapide per evitare indecisione e dispersione.
- Riunioni operative: Incentrate sul lavoro pratico, con obiettivi chiari e scadenze definite, dove i partecipanti lavorano insieme per risolvere problemi concreti.
Riunioni tradizionali e riunioni online: pro e contro
- Riunioni tradizionali: Maggiore interazione faccia a faccia, ma richiedono più tempo e risorse logistiche.
- Riunioni online: Più facili da organizzare, ma meno interattive e con rischi maggiori di distrazione o difficoltà tecniche.
Come massimizzare l'efficacia di una riunione online
- Strumenti di collaborazione: Utilizzare piattaforme come Zoom, Microsoft Teams, o Google Meet per videochiamate di alta qualità.
- Partecipazione attiva: Stimolare la partecipazione attraverso domande, sondaggi o chat durante la riunione.
- Gestione del tempo: Essere più disciplinati con gli orari, evitare gli eccessi e mantenere alta l'attenzione.
Il nostro ruolo all’interno della riunione
- Relatore: Guida la riunione, mantenendo il focus sugli obiettivi e gestendo il flusso delle discussioni.
- Coordinatore: Si occupa di fare in modo che tutti i partecipanti abbiano spazio per parlare e che la riunione segua l’ordine stabilito.
- Partecipante: Contribuisce attivamente, mantenendo la comunicazione chiara e puntuale.
- Osservatore: Un ruolo utile nelle riunioni di feedback o formazione, dove l’analisi dei comportamenti è fondamentale.
Raggiungere gli obiettivi rispettando i tempi prestabiliti
- Tecniche di gestione del tempo: L'uso di un moderatore del tempo, con allarmi o segnalazioni per ogni fase della riunione, aiuta a rispettare i tempi.
- Evita le digressioni: Gli obiettivi devono essere sempre chiari per evitare che la discussione si allontani dal tema principale.
La gestione delle discussioni e degli interventi dei partecipanti
- Ascolto attivo: Ogni partecipante deve sentirsi ascoltato e rispettato.
- Gestione delle divergenze: Affrontare le divergenze con approccio costruttivo, evitando che sfocino in conflitti distruttivi.
- Tecniche di facilitazione: Come usare domande aperte per stimolare idee e risolvere conflitti.
Come far fronte agli imprevisti e gestire eventuali conflitti
- Pianificazione dei possibili imprevisti: Avere una strategia di backup per imprevisti tecnici o discussioni accese.
- Gestione dei conflitti: Imparare a mediare tra le diverse posizioni per giungere a una sintesi.
- Flessibilità: Essere pronti a modificare la direzione della riunione se necessario per il bene del gruppo.
Tirare le somme e concludere positivamente la riunione
- Sintesi e conclusione: Riassumere i punti salienti, le decisioni prese e gli impegni.
- Chiusura positiva: La riunione deve lasciare una sensazione di soddisfazione e chiarezza nei partecipanti, non di frustrazione.
Come dare seguito alla riunione affinché gli obiettivi vengano effettivamente raggiunti
- Azioni post-riunione: Creare un piano di follow-up chiaro con chi è responsabile di ciascuna attività.
- Monitoraggio: Verificare regolarmente che i passi concordati vengano realizzati nei tempi stabiliti.
- Feedback: Raccogliere il feedback dei partecipanti per migliorare le future riunioni.

Il Piano Personale di Miglioramento: costruire un piano d’azione concreto per lavorare sulle proprie aree di miglioramento individuate durante il corso di formazione:
- cosa voglio continuare a fare?
- Cosa voglio evitare?
- Cosa voglio iniziare a fare?

Durante il corso di formazione sperimenterete:

Autodiagnosi: aree di miglioramento nelle riunioni aziendali

Esercitazione: la preparazione di una riunione

Simulazione dell'apertura di una riunione

Simulazioni di allenamento nella gestione delle dinamiche di gruppo: polemica, perdita di tempo, mancanza di attenzione, intervento fuori tema, ...

Esercitazione: il meeting report efficace

Check list di autoverifica su cosa va fatto prima, durante e dopo la riunione

Vuoi rendere le riunioni più efficaci e produttive nella tua azienda?

Il nostro corso La Gestione delle Riunioni ti fornirà strategie e strumenti pratici per organizzare e condurre riunioni che siano davvero utili, riducendo sprechi di tempo e aumentando il coinvolgimento dei partecipanti. Imparerai a strutturare incontri chiari e focalizzati sugli obiettivi, a gestire dinamiche di gruppo e a favorire decisioni rapide ed efficaci.

Se sei un HR Manager, un Responsabile della Formazione o un Direttore Aziendale, questo corso è perfetto per migliorare la qualità delle riunioni all'interno della tua organizzazione, aumentando efficienza e produttività.

Contattaci per scoprire come personalizzare il corso per le esigenze della tua azienda e trasformare le riunioni in strumenti di valore per il tuo team!

Richiedi informazioni per fare il corso di formazione presso la tua azienda.

Corso La gestione delle riunioni