Corso La pianificazione del lavoro
Corso La pianificazione del lavoro
Nel suo libro "I sette pilastri del successo" Stephen R.Covey scrive:
«Supponiamo che in un bosco vi imbattiate in un uomo intento febbrilmente a segare un albero.
"Che cosa state facendo?" chiedete.
"Non vede?" è la secca risposta. "Sto segando questo albero."
"Ma lei sembra sfinito!" esclamate. "Da quanto tempo ci lavora?"
"Più di cinque ore", risponde quello, "e non ne posso proprio più. È un lavoro massacrante."
"Be', perché non smette per qualche minuto e dà una bella affilata a quella sega?" suggerite. "Sono sicuro che funzionerebbe molto più alla svelta."
"Non ho tempo per affilare la sega, io." Risponde l'uomo in tono irritato. "Sono troppo occupato a segare….».
La pianificazione è un processo che partendo dall'analisi delle opportunità e delle risorse a disposizione, definisce gli obiettivi desiderati e i relativi piani d'azione per tradurli in realtà.
Il processo di pianificazione dell'attività lavorativa ci pone di fronte a tre principali quesiti:
- Dove siamo?
- Dove vogliamo andare?
- Come vogliamo fare per arrivarci?
Pianificare significa stabilire un ordine di priorità nello svolgere le nostre attività. È importante mettere nero su bianco la nostra pianificazione. Scrivere aiuta a non dimenticare nulla, a riflettere con attenzione e a prendere maggiore consapevolezza.
Troppo spesso l'attività di pianificazione viene ritenuta un'inutile perdita di tempo e un qualcosa di teorico ed astratto. In realtà:
- pianificare non significa esprimere sogni e desideri. Chiunque è in grado di sognare: voglio acquistare una Ferrari, voglio triplicare il fatturato, voglio restare tutto l'anno in vacanza. Pianificare implica definire obiettivi ambiziosi ma nello stesso raggiungibili.
- Pianificare non significa fare previsioni. Nessuno ha in dotazione la "sfera di cristallo" ed è in grado di prevedere il futuro. L'unica cosa certa a proposito delle previsioni usate per pianificare è che esse risulteranno sicuramente sbagliate. Un valido modello di previsione si caratterizza per il fatto di sbagliare con una frequenza ed una intensità minore rispetto ad un altro.
- Pianificare non significa compilare una serie di schemi, grafici e tabelle per poi lasciarli nel cassetto. La pianificazione deve essere lo strumento di riferimento e di guida per lo svolgimento delle nostre scelte ed attività quotidiane.
- Pianificare non significa ingessare con mille dettagli l'attività lavorativa. La sintesi permette di focalizzare le risorse a disposizione sugli aspetti più rilevanti e di non disperdersi in inutili estetismi che rischiano di rallentare la nostra velocità di esecuzione. Pensare lentamente ma agire velocemente.
- Pianificare non significa agire nel futuro. La pianificazione mira a prendere da subito le decisioni che riteniamo più adatte per aumentare le probabilità di conseguire i risultati auspicati e metterle in pratica iniziando da oggi. Il nostro futuro lo costruiamo un giorno dopo l'altro, oggi compreso!
Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all'organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una gestione del tempo come "giornate di lavoro da riempire" (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad "organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi".
Obiettivi del corso:
- riuscire a trasformare i propri obiettivi in risultati attraverso una corretta pianificazione del lavoro;
- organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi;
- passare da un approccio reattivo (subire le richieste dell'esterno) ad un approccio proattivo.
Programma del corso:
- La pianificazione del lavoro = definire concreti piani per l’azione (personale e/o del proprio team): trasformare idee e obiettivi in attività operative e misurabili. Dalla visione alla realtà, passando per un piano ben costruito.
- Autodiagnosi del proprio approccio alla pianificazione: analisi dei propri punti di forza e delle abitudini disfunzionali nella gestione del lavoro. Sei uno stratega? Un improvvisatore? Un perfezionista? Un procrastinatore?
- I paradossi della pianificazione: smascherare i pregiudizi più comuni per liberare il potenziale del planning:
- Pianificare non significa esprimere sogni e desideri
- Pianificare non significa fare previsioni
- Pianificare non è un esercizio di stile
- Pianificare non significa perdere tempo
- Pianificare non significa agire nel futuro
- La definizione della situazione attuale: dove siamo?: mappatura dello stato presente, identificazione di risorse, vincoli, opportunità e punti critici.
- La definizione degli obiettivi: dove vogliamo andare?: fissare obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici, Temporizzati) per dare direzione e concretezza all’azione.
- La creazione del piano d’azione: come vogliamo fare per arrivarci?: definizione di attività, priorità, responsabilità, scadenze e modalità di verifica. Dal macro al micro, per costruire una tabella di marcia sostenibile.
- Pianificazione e programmazione del lavoro: differenze e complementarità. La pianificazione decide “cosa” e “perché”, la programmazione organizza il “quando” e il “come”.
- Il metodo della Force Field Analysis (analisi delle forze in campo): strumento per analizzare la dinamica tra lo stato attuale e lo stato desiderato, identificando:
- Freni: ostacoli, resistenze, vincoli
- Forze motrici: risorse, alleati, leve motivazionali
- Il monitoraggio dei risultati e dello stato avanzamento lavori: come verificare se il piano sta funzionando. Indicatori di performance, momenti di check, strumenti di revisione e correzione in corsa.
- Il Piano Personale di Miglioramento: costruire un piano d’azione concreto per lavorare sulle proprie aree di miglioramento individuate durante il corso di formazione:
- cosa voglio continuare a fare?
- Cosa voglio evitare?
- Cosa voglio iniziare a fare?
Durante il corso di formazione sperimenterete:
- punti di forza e aree di miglioramento personali nel pianificare il lavoro
- autodiagnosi: lo stile di pianificazione
- esercitazione: gli strumenti a supporto della pianificazione
- gioco: essere veloci non significa avere fretta
- esercizio: focalizzare gli obiettivi da raggiungere
- esercitazione: l'analisi delle forze in campo
- ...
La pianificazione del lavoro: definire obiettivi, organizzare attività e gestire le priorità con efficacia
Una buona pianificazione è la base per lavorare meglio, con meno stress e più risultati. Questo corso fornisce ai collaboratori strumenti pratici per definire obiettivi chiari, organizzare le attività quotidiane e gestire con metodo le priorità.
Attraverso esempi concreti e tecniche operative, i partecipanti impareranno a strutturare il proprio lavoro in modo più strategico, riducendo gli imprevisti e aumentando la capacità di portare a termine i compiti nei tempi previsti.
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Chi sa pianificare bene, lavora con più lucidità e ottiene risultati più solidi.
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