Come gestire riunioni

Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: la gestione delle riunioni

Organizzare riunioni

«Il vero capo non riunisce riunioni a tempo determinato. Le riunioni devono essere inattese e sorprendere i partecipanti che devono arrivare impreparati. Devono essere come un terremoto: inattese e devastanti». Carlo Majello

Una riunione è costituita dall’incontro di più persone nelle stesso luogo o in luoghi differenti tra di loro collegati (ad esempio videoconferenze, conferenza telefonica). Un eccessivo e/o cattivo utilizzo delle riunioni rappresenta uno dei motivi di perdita di tempo più diffusi nelle organizzazioni.

In funzione dell’obiettivo, possiamo distinguere riunioni:

• decisionali: decidere un'azione, risolvere un problema. Ad esempio una riunione per definire una riorganizzazione della struttura commerciale.

• informative: informare, esporre, proporre, dimostrare, discutere, conoscere. Ad esempio una riunione per diffondere i dati dell’andamento aziendale nel primo semestre dell’anno.

• operative: operare, svolgere una funzione, eseguire un compito. Ad esempio una riunione per creare una nuova brochure di presentazione aziendale.

Ogni riunione implica un grande investimento in termini di risorse: tempo e costi organizzativi. In una riunione di due ore con cinque persone coinvolte, l’investimento di tempo lavorativo è di ben 10 ore uomo più tutti i costi organizzativi (spese di viaggio, utilizzo sale e materiali di supporto, ecc.).

Prima di convocare una riunione o di aderire ad una convocazione (sempre che ci sia la possibilità di poter declinare l’invito), dobbiamo essere pienamente convinti della sua utilità eliminando le riunioni superflue:

• le ragioni per indire o partecipare alla riunione sono valide?

• Cosa potrei ottenere con questa riunione?

• I risultati prefissi per la riunione possono essere ottenuti altrimenti?

• Come farò a misurare i risultati ottenuti con questa riunione?

• Ho la mania di fare riunioni e/o di partecipare a riunioni?

 

Fig. 13 – Pro e contro delle riunioni

Aspetti positivi di una riunione:

Aspetti negativi di una riunione:

Circolazione e scambio di informazioni. Coinvolgimento attivo delle persone. Rafforzamento del lavoro di squadra e dello spirito di collaborazione. Possibilità di riflettere e progettare nuove iniziative. Momento di stacco dalla routine quotidiana. Coordinamento e visione complessiva delle singole unità. Sviluppo delle relazioni interpersonali. Scambio di opinioni, dialogo costruttivo.

Tempo e denaro (ad esempio in una riunione di 3 ore con 10 persone vi è un investimento di 30 ore lavorative). Rischio dispersione energie se non viene ben svolta e diretta. Rischio di perdere il controllo della situazione. Aumento della pressione lavorativa sui partecipanti alla riunione. Le persone convocate devono rinunciare all’esecuzione di altre attività. Rischio insorgere di conflitti e tensioni.

 

Tre decisioni che vanno prese per contenere lo spreco quantitativo di tempo sono:

• ridurre il numero di riunioni: contribuisca ad eliminare le riunioni superflue;

• ridurre il numero dei partecipanti coinvolti. Servono solo persone che possono dare un concreto contributo alla riunione. Quando lo scopo è di coinvolgere i partecipanti attivamente, occorre limitare il numero di persone invitate a non più di otto;

• ridurre la durata delle riunioni. Una durata superiore ad un’ora raramente è produttiva. Oltre le due ore diventano anche da un punto di vista fisico faticose. La durata di riferimento di una riunione può essere contenuta in circa 45 minuti.

Non sei ancora convinto dell’importanza di selezionare le occasioni in cui serve effettivamente organizzare una riunione? Vuoi sentirti una persona importante? Vuoi fare bella figura sui colleghi? Vuoi fare sfoggio delle tue capacità dialettiche? Vuoi stupire tutti con le tue nuove animazioni inserite nella presentazione? Vuoi stare in compagnia?… Non perdere altro tempo convoca subito una riunione, sarà una valida alternativa al lavoro!

Tra gli errori che più spesso riscontro nella gestione delle riunioni vi sono:

• effetto disorganizzazione: non progettare anticipatamente la riunione, improvvisare;

• effetto fulmine a cielo sereno: non comunicare lo scopo della riunione ai partecipanti;

• effetto autobus senza freni: non saper strutturare e controllare la discussione;

• effetto parola morta: non dare seguito alle decisioni prese.

Una volta definite con attenzione le riunioni importanti, possiamo migliorare nella gestione delle cinque fasi determinanti per la loro conduzione:

• la preparazione: come organizzare la riunione;

• l’apertura: come iniziarla;

• lo svolgimento: come gestirla;

• la conclusione: come tirare le somme;

• il dopo riunione: come dare un seguito concreto alla riunione.

La preparazione di una riunione

• Identificare con precisione gli obiettivi della riunione: perché fare una riunione?

• Individuare i partecipanti da coinvolgere: chi deve esserci e perché?

• Raccogliere la documentazione di supporto alla preparazione della riunione: quali informazioni servono e dove sono reperibili

• Preparare un piano di discussione / ordine del giorno: di cosa parleremo e con quale ordine?

• Prevenire le interruzioni: le telefonate non devono essere passate. Far raccogliere i messaggi per i partecipanti alla segreteria e comunicarli durante le pause e/o al termine della riunione, i cellulari restano spenti, non fare entrare nessun estraneo nella sala, ecc.

• Predisporre la sala riunioni: sedie, generi di conforto, carta e penna, verificare in anticipo la documentazione e gli strumenti di supporto, ecc.

• Mettere in grado i partecipanti di arrivare preparati alla riunione: inviare con largo anticipo l’ordine del giorno (lo scopo e il tipo di riunione, i risultati che vi prefiggete, gli argomenti che verranno affrontati) e comunicare eventuali attività che sono da effettuare prima della riunione (letture, questionari da compilare, informazioni da raccogliere, materiali da portare con se, ecc).

 

Si prepari adeguatamente alla gestione della riunione. Prepari una scaletta della riunione: cosa dire e con quali metodologie / strumenti? Quali tempi prevedo? Una riunione senza un ordine del giorno prefissato è destinata al fallimento.

L’ordine del giorno deve essere tassativamente stabilito prima di ogni riunione evitando la voce “vari ed eventuali”. Preveda le possibili domande, dubbi, perplessità, criticità che potranno emergere e si prepari ad affrontarle.

L’apertura di una riunione

Iniziare sempre e comunque puntuali al fine di non premiare i ritardatari a discapito di chi ha rispettato gli impegni presi. Non riassuma quanto detto per i ritardatari. Al massimo preveda cinque minuti di flessibilità in cui può iniziare a rompere il ghiaccio con i partecipanti presenti.

Tollerare il presentarsi in ritardo alle riunioni aziendali rischia di innescare, per le prossime occasioni, una abitudine negativa con continue e ripetute perdite di tempo e la svalorizzazione dello strumento riunione. Dieci persone che aspettano per quindici minuti sono tre ore e mezza di lavoro uomo perso.

Giro di presentazione dei partecipanti (se già non si conoscono) o presentazione delle persone presenti. L’eventuale giro di tavolo deve essere molto rapido per consentire di entrare subito nel vivo dell’incontro.

Ribadire velocemente l'ordine del giorno (argomenti e modalità di lavoro) e le tempistiche della riunione (orario di chiusura e spazio dedicato ai diversi temi): i partecipanti ne devono essere già a conoscenza.

Lo svolgimento di una riunione

Analisi dei vantaggi e degli svantaggi delle diverse proposte tenendo distinti i dati e i fatti (oggettivi) dalle opinioni e dai sentimenti personali dei partecipanti (soggettivi). Occorre agevolare un clima sereno di apertura al dialogo e al confronto reciproco.

Si imponga mantenendo sempre la riunione in argomento. Non lasci mai dibattere argomenti non previsti dall’ordine del giorno. Fermi immediatamente e rimandi ad altre occasioni la discussione di argomenti fuori tema.

Mantenga sempre un ritmo vivace e dinamico all’incontro per evitare il rischio calo di tensione e per rafforzare lo stile pragmatico e concreto della riunione.

Non consenta ad eventuali partecipanti logorroici di prendere il sopravvento. Faccia in modo che il tempo a disposizione per ogni partecipante sia in linea con quanto da lei programmato.

La conclusione di una riunione

Termini all'orario concordato per rispettare il tempo altrui (le persone potrebbero avere altri impegni in agenda). Per agevolare la fine segnali ai partecipanti quando mancano quindici e cinque minuti.

Scaduto il tempo, interrompa la riunione anche se la discussione continua. Il fallimento nel rispettare i tempi concordati rappresenterà uno stimolo per migliorare in futuro.

Faccia predisporre un piano d'azione (chi fa che cosa entro quando?):

• assegnazione delle responsabilità (chi?);

• assegnazione dei compiti (fa che cosa?);

• predisposizione dei tempi d'azione (entro quando?);

• verifica delle modalità d'azione.

Impieghi gli ultimi minuti a riassumere:

• i punti salienti emersi dall’incontro;

• le decisioni prese;

• i risultati ottenuti.

 

La gestione del dopo riunione

Una riunione non è terminata se non vengono attuate le decisioni prese. Occorre redigere e distribuire ai partecipanti entro 48 ore un verbale di riunione che indichi i punti trattati, le proposte fatte, il piano d’azione definito e gli strumenti di controllo.

Segni in agenda le azioni che lei dovrà effettuare e i momenti in cui dovrà verificare lo stato avanzamento dei lavori.

Comunichi sempre e comunque ai partecipanti i risultati concreti che si sono raggiunti in seguito alla riunione. Tenga aggiornate le persone anche su eventuali insuccessi ed obiettivi non raggiunti indicandone le motivazioni e le nuove iniziative messe in atto.

In ogni caso i partecipanti percepiranno l’approccio pragmatico della riunione, orientata quindi all’ottenere risultati e non a parlare e basta. Non far toccare con mano i risultati ottenuti con una riunione rischia di creare scetticismo circa l’utilità di investire del tempo in riunioni.

 

Esercizio: Check list per preparare una riunione

• Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione?

• Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del loro coinvolgimento?

• Abbiamo pensato all’eventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario addetto alla stesura del verbale o altro)?

• Abbiamo inviato ai partecipanti l’ordine del giorno (informazioni su obiettivi, tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo?

• Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di svolgimento e relative tempistiche)?

• Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei presenti?

• Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti?

• Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione?

• Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore, lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ?

• Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine (disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)?

• Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione?

 

Esercizio: Check list per valutare una riunione

• La riunione è cominciata all’orario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)?

• Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie considerazioni?

• Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione?

• Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati?

• È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)?

• Siamo riusciti a mantenere alta l’attenzione e l’interesse dei partecipanti?

• Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto?

• Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano d’azione (chi fa che cosa entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)?

• La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati?

• La riunione è finita all’orario prestabilito?

• Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione?

• Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite?

• Abbiamo portato a termine il piano d’azione? Questo è naturalmente il parametro di valutazione più importante circa l’efficacia e quindi l’utilità delle nostre riunioni.

• Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se negativi?