come Gestire imprevisti e interruzioni

Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: la gestione degli imprevisti e delle interruzioni

La gestione degli imprevisti e delle interruzioni

«Quelli che impiegano male il loro tempo sono i primi a lamentarsi che passi troppo in fretta». J. La Bruyère

Gli imprevisti sono una delle poche certezze su cui possiamo fare affidamento nelle nostre giornate di lavoro. Anche domani avremo sicuramente degli imprevisti e delle interruzioni. Essendo già fin d’ora sicuri che ogni nostra giornata di lavoro presenta sempre e comunque degli imprevisti, tali eventi diventano delle certezze.

Dobbiamo solamente lasciare lo spazio nella nostra agenda per la loro gestione ed imparare a gestirli proattivamente invece che subirli come una sorta di uragano che ci fa girare vorticosamente nel vuoto.

La presenza degli imprevisti non può essere un alibi per rinunciare a pianificare il nostro lavoro: “Pianificare il mio lavoro non è possibile perché ci sono troppi imprevisti”. Se lasciamo in balia degli imprevisti la scelta delle attività da svolgere, sicuramente anche i nostri obiettivi saranno imprevisti.

Per gestire proattivamente un imprevisto occorre tener sempre presente che:

• un imprevisto non è per forza urgente;

• un imprevisto non è per forza importante;

• non è impossibile pianificare la risposta ad un imprevisto.

Vanno affrontati solo gli imprevisti che non possono:

• essere ignorati: Cosa succede se non lo faccio?;

• essere delegati nella loro gestione ad altri: C’è qualcun altro che è più opportuno affronti questo imprevisto?;

• essere posticipati in un secondo momento: Lo devo fare per forza adesso?

Nella gestione della propria giornata lavorativa è buona norma prevedere:

• il 60/70% del proprio tempo per attività pianificate;

• il 40/30% del proprio tempo per la gestione degli imprevisti da affrontare.

Se nel pianificare i nostri impegni, occupiamo il 100% del tempo disponibile, significa che al minimo imprevisto (che sicuramente avverrà) la nostra agenda diventerà di fuoco.

Esercizio: Gestire proattivamente un imprevisto

Prima di affrontare i prossimi imprevisti che le capiteranno, provi a rispondere alle seguenti domande:

• È un evento da affrontare o posso ignorarlo?

• Deve assolutamente essere affrontato in giornata?

• Sono io la sola persona adatta ad affrontare l’imprevisto?

• Si tratta di un’attività veramente importante per il raggiungimento dei miei obiettivi?

• Se lo affronto riesco ugualmente a rispettare le scadenze delle mie attività più importanti?

Solo nei casi in cui ha risposto con cinque sì, lo collochi nella sua lista delle priorità A1 altrimenti lo collochi nelle B o nelle C o nel cestino!

Abituiamoci a pianificare la nostra risposta agli imprevisti. Contiamo fino a cinque prima di decidere se affrontare o meno l’imprevisto e chi, come e quando farlo.

Anche solo acquisire l’abitudine di porsi queste cinque domande prima di decidere se dedicare del tempo ad affrontare un evento imprevisto ci può consentire di guadagnare molte ore di lavoro nell’arco di una sola settimana.