Gestire la posta elettronica

Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: gestire la posta elettronica

«Il più utile dei talenti è di non usare mai due parole quando una è sufficiente». Thomas Jefferson

Quanto tempo dedichiamo alla lettura delle e-mail e alla gestione delle relative risposte?

È buona norma essere consapevoli di quanto tempo dedichiamo alla posta elettronica. Per riuscire a farlo è sufficiente tenere annotare nella nostra agenda quanto tempo trascorriamo con la posta elettronica nell’arco di una o due settimane di lavoro:

• Abbiamo un approccio equilibrato alla posta elettronica o investiamo troppo tempo?

• Come possiamo fare per essere più veloci?

• C’è qualcun altro che potrebbe filtrarci i messaggi che riceviamo e/o inviarli per noi?

• Sappiamo utilizzare correttamente il software della posta elettronica per utilizzarne al massimo le potenzialità e ridurre i tempi? Ad esempio:avere impostato la firma automatica del messaggio con anche i nostri recapiti, può aiutarci a risparmiare tempo oltre che aumentare la qualità della nostra immagine;

• conoscere la gestione dell’invio dei messaggi di posta elettronica con la stampa unione ci può consentire di inviare contemporaneamente più messaggi personalizzati ai nostri contatti;

• impostare dei messaggi di risposta automatica. Ad esempio avere una risposta di ringraziamento automatica per chi ci ha inviato un curriculum alla casella di posta dedicata alla selezione di nuovo personale;

• utilizzare l’anteprima automatica per poter eliminare direttamente i messaggi non importanti senza nemmeno doverli aprire e leggere;

• impostare delle regole sui messaggi in arrivo (es. posta indesiderata, filtri antispam, archiviazione automatica in sottocartelle, ecc.) ci consente di ridurre i tempi di lettura.

Nel rispondere ai messaggi abituiamoci alla sintesi e cerchiamo di ridurre al minimo indispensabile l’utilizzo della copia conoscenza e di evitare l’invio di allegati pesanti che rischiano di rallentare e/o intasare le caselle di posta dei destinatari. Rispettiamo noi per primi il tempo altrui evitando di inondare le loro caselle di posta elettronica.

È importante dare un feedback ai messaggi di tutti gli interlocutori per noi importanti. Anche non rispondere ad un messaggio di posta ricevuto comunica qualcosa di noi al mittente: non sì può non comunicare. Ha volte è sufficiente rispondere “Sì”, “No”, “Grazie”, “Parliamone”, ecc.. Non rispondere rischia di essere percepito negativamente dal mittente come segno di poca considerazione.