La pianificazione

Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: la pianificazione

Pianificare non significa sognare

«Un piano non ha valore alcuno, a meno che esso non degeneri in un lavoro». Peter Drucker

Nel suo libro "I sette pilastri del successo" Stephen R.Covey scrive:
«Supponiamo che in un bosco vi imbattiate in un uomo intento febbrilmente a segare un albero.
"Che cosa state facendo?" chiedete.
"Non vede?" è la secca risposta. "Sto segando questo albero."
"Ma lei sembra sfinito!" esclamate. "Da quanto tempo ci lavora?"
"Più di cinque ore", risponde quello, "e non ne posso proprio più. È un lavoro massacrante."
"Be', perché non smette per qualche minuto e dà una bella affilata a quella sega?" suggerite. "Sono sicuro che funzionerebbe molto più alla svelta."
"Non ho tempo per affilare la sega, io." Risponde l'uomo in tono irritato. "Sono troppo occupato a segare….».

La pianificazione è un processo che partendo dall’analisi delle opportunità e delle risorse a disposizione, definisce gli obiettivi desiderati e i relativi piani d’azione per tradurli in realtà.

Il processo di pianificazione dell’attività lavorativa ci pone di fronte a tre principali quesiti:

• Dove siamo?

• Dove vogliamo andare?

• Come vogliamo fare per arrivarci?

Pianificare significa stabilire un ordine di priorità nello svolgere le nostre attività. È importante mettere nero su bianco la nostra pianificazione. Scrivere aiuta a non dimenticare nulla, a riflettere con attenzione e a prendere maggiore consapevolezza.

Troppo spesso l’attività di pianificazione viene ritenuta un’inutile perdita di tempo e un qualcosa di teorico ed astratto. In realtà:

• pianificare non significa esprimere sogni e desideri. Chiunque è in grado di sognare: voglio acquistare una Ferrari, voglio triplicare il fatturato, voglio restare tutto l’anno in vacanza. Pianificare implica definire obiettivi ambiziosi ma nello stesso raggiungibili.

• Pianificare non significa fare previsioni. Nessuno ha in dotazione la “sfera di cristallo” ed è in grado di prevedere il futuro. L’unica cosa certa a proposito delle previsioni usate per pianificare è che esse risulteranno sicuramente sbagliate. Un valido modello di previsione si caratterizza per il fatto di sbagliare con una frequenza ed una intensità minore rispetto ad un altro.

• Pianificare non significa compilare una serie di schemi, grafici e tabelle per poi lasciarli nel cassetto. La pianificazione deve essere lo strumento di riferimento e di guida per lo svolgimento delle nostre scelte ed attività quotidiane.

• Pianificare non significa ingessare con mille dettagli l’attività lavorativa. La sintesi permette di focalizzare le risorse a disposizione sugli aspetti più rilevanti e di non disperdersi in inutili estetismi che rischiano di rallentare la nostra velocità di esecuzione. Pensare lentamente ma agire velocemente.

• Pianificare non significa agire nel futuro. La pianificazione mira a prendere da subito le decisioni che riteniamo più adatte per aumentare le probabilità di conseguire i risultati auspicati e metterle in pratica iniziando da oggi. Il nostro futuro lo costruiamo un giorno dopo l’altro, oggi compreso!

Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all’organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una gestione del tempo come“giornate di lavoro da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad “organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi”.

 

La fotografia della situazione attuale: dove siamo?

«Se prima di tutto potessimo sapere dove siamo e dove stiamo andando, potremmo meglio decidere cosa fare e come farlo». Abraham Lincoln

Per poter definire una corretta pianificazione delle attività, occorre innanzitutto aver ben presente quanto è stato fatto in passato e l’attuale situazione. Raccogliere informazioni qualitative e quantitative (in particolare numeri, fatti e dati) e metterne in evidenza quelli principali è un utile esercizio per riflettere e ragionare su quanto fino ad oggi svolto.

Naturalmente non si tratta di un’attività una tantum ma di un continuo monitoraggio della situazione per evitare di accorgersi troppo tardi di importanti fenomeni e trend.

Un consiglio in particolare nel fare la fotografia della situazione è di andare alla caccia di numeri, numeri e numeri vale a dire indicatori oggettivi della situazione. Un conto è dire “ho acquisito pochi Clienti questo mese”, un altro è dire “nel mese di marzo ho acquisito 3 nuovi Clienti per un fatturato totale di 620 euro”.

Nell’analizzare il nostro pannello di controllo, occorre domandarsi:

• Quali sono i miei strumenti di supporto alla presa di decisioni?

• Sono quantitativamente adeguati? (ne troppi à rischio di paralisi da migliaia di informazioni, ne insufficienti à rischio di prendere decisioni basandosi su semplici sensazioni).

• Sono qualitativamente adeguati?

• Sono facilmente accessibili ed usufruibili senza perdite di tempo?

Il coinvolgimento di colleghi e collaboratori risulta fondamentale nel reperimento di dati ed informazioni ma attenzione: ognuno deve saper distinguere i fatti (oggettivi) dalle opinioni (soggettive) e , ancor di più, dai sentimenti.

Far circolare l’informazione all’interno dei team, è un requisito essenziale per il buon funzionamento del team stesso. La comunicazione interna all’interno delle aziende è una classica area di miglioramento che se non adeguatamente presidiata e governata, genera grandi perdite di efficienza ed efficacia lavorativa.

Mentre lavoriamo operativamente dobbiamo evitare il pericolo di lavorare “a testa bassa”. Bisogna mettere sempre in discussione il proprio attuale metodo di lavoro per scovarne altri più opportuni:

• Come sono attualmente organizzati i nostri processi di lavoro?

• Come sono organizzati i concorrenti?

• Cosa possiamo migliorare nel nostro attuale sistema di lavoro?

• In quali attività sprechiamo più tempo?

• Gli strumenti di supporto che utilizziamo sono adeguati?