I consigli per telefonare per fissare un appuntamento

I consigli di Alessandro Frè - Formatore senior

“Indica i 5 consigli pratici che daresti ad una persona che deve telefonare per fissare appuntamenti con nuovi potenziali Clienti:”

1. Preparazione chiamando Clienti ad alto potenziale e con schema e risposte alle obiezioni sotto gli occhi.
Stabilire infatti chi chiamare, verificando le informazioni a disposizione sui possibili interlocutori e raccogliendone alcune (ad esempio il nome proprio dell'interlocutore giusto) prima di telefonare al Cliente può fare infatti la differenza tra una chiamata riuscita e una non riuscita.
Preparazione vuol dire anche avere a disposizione strumenti per prendere appunti in modo da non perdere eventuali informazioni, anche personali, che il Cliente ci potrebbe dare. Infine prepararsi e avere sott'occhio uno schema con una flow chart con le cose da comunicare al Cliente e la risposta alle principali obiezioni, permette di ricordarsi sempre tutto, di avere sempre una risposta senza essere spiazzato e aiuta anche dal punto di vista psicologico nel dialogo con il Cliente, l'importante è non leggere la frase in modo poco spontaneo.

2. Sorriso, sintesi e determinazione nella comunicazione.
Il sorriso anche se non si vede si sente, cioè viene percepito dal Cliente e permette una comunicazione più empatica ed efficace, non dimentichiamoci poi mai che l'obiettivo della telefonata è ottenere un appuntamento quindi la sintesi senza divagare sul tema è molto importante. Più si parla più si rischia di affrontare argomenti che spostano l'attenzione dall'appuntamento, riserviamoci gli approfondimenti per la visita di persona.
Infine la determinazione e sicurezza nella comunicazione come il sorriso si sente e viene percepita dal Cliente.

3. Presentarsi e presentare il motivo della chiamata in modo chiaro, e chiamare il Cliente per nome.
La prima cosa che chiunque risponda ad una telefonata vuole sapere è chi parla e cosa vuole, quindi presentare subito in modo chiaro chi siamo e il motivo della nostra chiamata spesso è apprezzato dagli interlocutori sovente alle prese con la mancanza di tempo.
Sempre che l'obiettivo sia l'appuntamento vendere al telefono vuol dire fare un attività di telemarketing che prevede un processo diverso.
Chiamare infine il Cliente per nome aiuta a personalizzare la comunicazione e la relazione con il nostro interlocutore.

4. Empatia con l'interlocutore anche se "filtro" o "sbagliato"(potrebbe passarci informazioni preziose).
Spesso se l'interlocutore non è quello giusto quasi infastiditi tendiamo a chiudere la telefonata ma non dimentichiamoci che i cosiddetti "filtri" o "interlocutori sbagliati" spesso posso aiutarci nella comunicazione con l'interlocutore giusto fornendoci informazioni importanti (ad esempio quando lo possiamo trovare normalmente) quindi siate sempre gentili ed empatici anche con loro.

5. Chiusura con doppia proposta positiva e ricordandogli l'appuntamento fissato (da rimarcare).
Provare a chiudere tutte le volte che ne abbiamo la possibilità è buona norma, specie se utilizziamo tecniche come quella della doppia proposta positiva che porta l'interlocutore a concentrare l'attenzione sulla preferenza per l'appuntamento il giorno X o il giorno Y e non sul rifiuto dell'appuntamento stesso, anche se fosse un successivo ulteriore appuntamento telefonico, rimarcare ed enfatizzare poi molto il giorno e l'ora dell'appuntamento aiuta ad enfatizzarlo anche per il nostro interlocutore evitando così brutte sorprese.