Delegare ai collaboratori

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Delegare ai collaboratori

«Se vuoi un anno di prosperità, fai crescere il grano; se vuoi dieci anni di prosperità, fai crescere gli alberi; se vuoi cento anni di prosperità, fai crescere le persone». Proverbio cinese

Gestire con efficacia il processo di delega rappresenta uno dei segreti degli Stra-Manager di successo.

È lo Stra-Manager che sceglie perché, a chi, come, quanto e quando delegare. Lo Stra-Manager non è solo responsabile della propria gestione delle attività ma anche di quella delle persone che fanno parte della sua squadra.

Nella definizione di Peter Drucker: “il management è il conseguimento di obiettivi tramite terzi”, si sottolinea la centralità della delega.

La delega può riguardare:

1. compiti (cose da fare): lo Stra-Manager si limita a far fare un insieme di attività ai suoi collaboratori stabilendone il relativo piano d’esecuzione (cosa, come e quando agire).

Ad esempio archiviare in ordine di data le proposte inviate, eliminare i documenti cartacei più vecchi di dieci anni;

2. decisioni (cose da decidere e da fare): lo Stra-Manager attribuisce temporaneamente una responsabilità gestionale specifica (e la relativa autorità) a un collaboratore per raggiungere obiettivi specifici.

Dopo aver condiviso l’obiettivo e i limiti della delega, il collaboratore è lasciato libero di scegliere le strade per raggiungere il risultato prefissato.

Ad esempio riorganizzare il sistema di archiviazione e i relativi processi.

Occorre in ogni caso stabilire le modalità di controllo (monitoraggio e supporto) che lo Stra-Manager effettuerà sul lavoro svolto dal delegato.

Alcune domande che uno Stra-Manager deve periodicamente porsi sono:

• ho un giusto equilibrio nel mio tempo dedicato alle attività strategico - tattiche rispetto a quelle operative?
  

• Quali tra le attività che svolgo non dovrebbero essere da me fatte?
  

• Quali sono le attività che dovrei fare e che non sto facendo per mancanza di tempo?
  

• Sto facendo crescere le conoscenze, le competenze e le capacità dei miei collaboratori?

È utile il ricorso alla delega quando:

• si è assillati da troppe attività operative, esecutive e/o di routine;
  

• vogliamo poter andare in vacanza e/o assentarci dalla sede di lavoro senza causare un’interruzione o un rallentamento nel flusso di lavoro;
  

• esistono attività che i nostri collaboratori possono fare meglio di noi e/o con minori costi per l’azienda;
  

• stiamo lavorando con un ritmo ed un carico di lavoro troppo intenso che rischiamo di non riuscire più a sostenere;
  

• è necessario dedicarsi ad attività maggiormente strategiche e di pianificazione, liberandosi da incombenze operative;
  

• la mole di lavoro è cresciuta e non possiamo più gestire tutto in autonomia;
  

• vogliamo far crescere la professionalità dei nostri collaboratori;
  

 

Esercizio: Autodiagnosi utilizzare la delega

Questo strumento di autodiagnosi è utile a comprendere quanto sei propenso a utilizzare correttamente il processo di delega.

Attribuisci ad ognuna delle affermazioni seguenti il tuo giudizio di vero o falso.

	VERO	FALSO
Lo Stra-Manager deve controllare strada facendo il delegato e non solo alla fine.
Bisogna delegare ai collaboratori solo attività poco importanti e marginali.
Con la delega siamo sempre sicuri del rischio che assumiamo.
Se la delega si risolve in un fallimento, è responsabile il delegato per non aver agito correttamente.
Spesso si fa prima a fare direttamente le cose che a delegarle.
Il delegante deve controllare tutte le attività svolte dal delegato.
La delega è inutile per le attività che sappiamo fare bene da soli e velocemente.
La nozione di controllo è contraria allo spirito di fiducia alla base del processo di delega. O ci si fida o non ci si fida.
Il delegato può commettere errori.
La delega deve prevedere un riconoscimento economico al delegato.
La delega è possibile solo se si hanno a disposizione validi collaboratori.
La delega consente allo Stra-Manager di vantarsi dei successi e di scaricare sui collaboratori la colpa dei fallimenti.
Lo Stra-Manager che delega troppo rischia di vedersi superato dai propri collaboratori.
Se il delegante commette un errore occorre ritirare immediatamente la delega.
La delega consente al delegante di risparmiare tempo.
In caso di un importante imprevisto deve essere il delegato ad informare tempestivamente il delegante.
Se la delega fallisce la responsabilità è condivisa tra delegante e delegato.
Possiamo delegare tutto.
La gran parte dei collaboratori teme l’autonomia e tende ad evitare responsabilità.
Delegare significa lasciare sempre ad un collaboratore una parte del proprio potere gerarchico.

Interpretazione dei risultati

Utilizzando la seguente griglia di correzione, attribuite 1 punto ad ogni risposta esatta e 0 punti ad ogni risposta sbagliata.

Sommate i punti delle risposte corrette.

Domanda	VERO	FALSO
1	1	0
2	0	1
3	0	1
4	0	1
5	0	1
6	0	1
7	0	1
8	0	1
9	1	0
10	0	1
11	0	1
12	0	1
13	0	1
14	0	1
15	1	0
16	1	0
17	1	0
18	0	1
19	0	1
20	0	1
Punteggio totale:

• Punteggio totale inferiore od uguale a 5: assenza di un corretto processo di delega.
  

• Punteggio totale da 6 a 10: buoni margini di miglioramento nella gestione della delega..
  

• Punteggio totale da 11 a 15: buon livello di utilizzo della delega.
  

• Punteggio totale da 16 a 20: delega efficace.