Descrivere la posizione

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Descrivere la posizione

«Sono le azioni che contano. I nostri pensieri, per quanto buoni possano essere, sono perle false fintanto che non vengono trasformate in azioni». Mahatma Gandhi

Il primo passo sarà quello di descrivere la posizione vacante:

• come descrivere il ruolo che il nuovo arrivato andrà a ricoprire?
  

• Quali saranno i suoi compiti specifici?
  

• Il suo livello di responsabilità?
  

• Con chi dovrà interagire principalmente?

Il metodo che ti proponiamo è quello di descrivere la posizione partendo dal generale – finalità, aree di responsabilità – scendendo via via verso i compiti più specifici. Questo ti aiuterà sia nella relazione con chi si occupa della scelta e selezione, sia nella gestione dell’inserimento con il nuovo collaboratore.

Descrizione della posizione

• Finalità
  Esprime lo scopo generale della posizione, il motivo per cui la posizione esiste. La descrizione, per essere efficace, deve essere generale, semplice e sintetica, in modo che possa essere facilmente ricordata e tenuta presente. In questo senso essa assume anche una funzione di “bussola” per orientarsi nel rispondere alle aspettative di ruolo. La finalità fa da guida anche nel cambiamento: i compiti e le attività possono variare mentre la finalità rimane la stessa. Se ti vengono in mente più di due finalità per posizione, cercane una più generale.

• Livello di Responsabilità
  Qui potrai descrivere quale livello occupa la posizione nell’organigramma aziendale (livello di gerarchia/autorità).

• Macro-attività (aree di autonomia/responsabilità)
  Qui potrai descrivere quali sono i risultati che chi occupa la posizione deve garantire. Il numero ottimale è di max 4-5, se in numero maggiore distingui dalle macro-attività i compiti (più specifici).
  Qui vanno indicate le aree di attività che il collaboratore deve essere in grado di gestire autonomamente e di cui è direttamente responsabile.

• Compiti principali
  Tutte le principali azioni/attività specifiche previste dalla posizione.

• Relazioni
  Elenca le principali relazioni interne e esterne che il titolare della posizione deve assicurare nella svolgimento dell’attività.
  

 

Chiariamo con un esempio pratico: SCHEDA 1 Descrizione della posizione

Nome della posizione
Esempio: Addetto alla reception

Finalità

Accogliere e assistere i Clienti dell’albergo durante la loro permanenza.
(risponde alla domanda guida: qual è lo scopo principale della posizione?)

Livello di Responsabilità

Risponde direttamente al responsabile reception.
(Domanda guida: a chi risponde del suo operato? Quali posizioni coordina?)

Macro-attività (aree di autonomia/responsabilità)

• identificare i Clienti e assicurare la corretta registrazione,
  

• garantire risposta tempestiva alle richieste dei Clienti,
  

• gestire la fatturazione del pagamento del soggiorno,
  

• riferire al responsabile interventi di manutenzione necessari.
  (Domanda guida: quali sono i principali risultati/output attesi per chi occupa la posizione? Di che cosa è responsabile?)

Compiti principali

• ricevere e registrare prenotazioni tramite telefono e computer,
  

• utilizzare il software di gestione prenotazioni,
  

• riportare i dati dei documenti d’identità nel computer,
  

• rispondere alle chiamate in entrata,
  

• gestire le richieste dei Clienti contattando il personale preposto (cameriere al piano, in sala, fattorini)
  

• compilare la fattura e riscuotere il pagamento (contanti, assegno, carte elettroniche)
  

• …
  (Domanda guida: cosa deve fare chi occupa la posizione? Quali sono le principali attività?)
  Relazioni con…
  

• Clienti (di persona, al telefono, via mail/fax)
  

• altro personale (fattorini, cameriere ai piani, colleghi alla reception,)
  

• fornitori
  

• …
  (Domanda guida: con chi entra in relazione il titolare della posizione?)

Note:

• La descrizione della responsabilità e dei compiti avviene attraverso l’uso di verbi del tipo:
  - “assicura”, “garantisce”, “coordina”, “sviluppa”, “gestisce”, che indicano una responsabilità diretta
  - oppure: “supporta”, “partecipa”, “collabora”, che indicano responsabilità indiretta.

• La distinzione fra macro-attività e compiti specifici è utile per cominciare a distinguere fra “cose da fare” (per esempio: come compilare una fattura) e obiettivi/risultati attesi, che indicano un ambito di discrezionalità in cui il collaboratore viene chiamato a decidere cosa e come fare per raggiungere il risultato.

Effettuato questo passaggio, sarà utile andare a immaginare e descrivere quali potranno essere le caratteristiche della persona adatta a ricoprire il ruolo.