Telefonare per fissare un appuntamento
per una societa' di formazione

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Telefonare per fissare un appuntamento per una societa' di formazione

«Everest Express non riuscì a raggiungere la vetta dell’Everest.

Ma noi, noi avevamo avuto successo? Decidete voi.

Io credo che il successo sia qualcosa di personale, diverso da individuo a individuo, non dovrebbe essere decretato da ciò che la società pensa.

Se tenteremo di vivere secondo parametri dettati da altri, non potremo mai sentirci soddisfatti, pensare di aver avuto successo: qualcun altro sarà sempre più ricco, più bello, più dotato, più forte, o avrà avuto più successo di noi.

Noi eravamo convinti di aver avuto successo, come persone e come squadra». Jim Hayhurst

Di seguito viene riportato integralmente il manuale che utilizziamo come supporto per fissare appuntamenti telefonici con nuovi potenziali Clienti.

Le telefonate vengono svolte:

direttamente dai consulenti senior per sviluppare il proprio portafoglio Clienti su target predefiniti;

da consulenti junior con l’obiettivo di ottimizzare le agende e gli spostamenti dei consulenti senior. Ad esempio se un senior è impegnato un lunedì mattina a Torino, ci si attiva per fissare due incontri di prospezione nel pomeriggio in Torino e/o lungo il tragitto di rientro.

Obiettivo: fissare un appuntamento con uno dei consulenti senior per presentare i servizi offerti da Olympos Group srl (www.olympos.it).

Obiettivi secondari:

raccogliere il nominativo (nome e cognome), numero telefonico diretto e indirizzo e-mail personale dei responsabili della formazione e/o del responsabile delle risorse umane per aggiornare il data base;

ottenere l’autorizzazione per l’invio di “Qui Houston” (la newsletter mensile di Olympos).

Interlocutore con cui parlare:

Responsabile della formazione (o responsabile risorse umane).

Se non è possibile (= non ce lo passano mai) parlare con una persona dell’ufficio formazione (o risorse umane) che si occupa di selezionare le nuove società di formazione.

Se non esiste la figura del responsabile della formazione, chiedere della persona che si occupa dell’organizzazione dei corsi di formazione per il personale dell’azienda.

Essere decisi nel proporre senza insicurezze l’incontro:

richiede ulteriori informazioni proporre incontro per rispondere in modo esaustivo alle sue domande;

pone obiezioni proporre incontro per discuterne di persona e per confrontarsi.

Script di riferimento della prima telefonata:

Obiettivo della prima telefonata: raccogliere il nominativo del responsabile della formazione ed il suo indirizzo di posta elettronica per l’invio di una e-mail di presentazione di Olympos.

Operatore di Telemarketing Olympos Group srl (di seguito OG) – “Buongiorno, sono Gianluca Gambirasio di Olympos e devo inviare una presentazione della nostra società al vostro responsabile formazione:

Che nominativo devo indicare per cortesia? (domanda diretta per ottenere il nome e cognome)

Mi conferma che il suo indirizzo e-mail è nome.cognome@azienda.it? (domanda diretta per ottenere anche l’indirizzo e-mail personale e non generico come info@azienda.it)”

Se la persona che risponde non conosce il nominativo e/o l’indirizzo e-mail del responsabile formazione, farsi passare l’ufficio del personale per chiederlo.

Mail di presentazione inviata al responsabile della formazione:

Oggetto: presentazione Olympos Group srl

Testo:

Gentile Dr. Nome e Cognome,
mi chiamo Gianluca Gambirasio e sono l’Amministratore Unico di Olympos Group srl (www.olympos.it), società di formazione aziendale in ambito commerciale e manageriale con un approccio pratico e concreto. Tra gli elementi per cui ci vogliamo far riconoscere nella “giungla” della formazione aziendale vi sono:

garanzia soddisfatti o rimborsati: decide il Cliente al termine del progetto se e quanto pagarci;

disponibilità ad essere remunerati in funzione dei risultati di progetto (success fee).

l’esperienza maturata avendo lavorato per oltre 300 Clienti tra cui XXXXXX (mettere i nominativi di 5-6 aziende il più vicino possibile al settore, alla dimensione e alla località geografica dell’azienda che stiamo contattando)

Durante la visita, ci piace omaggiare il Cliente con uno dei nostri libri (http://www.olympos.it/libri_francoangeli.html), che meglio di un catalogo presentano il nostro approccio.

Mi segnali quale preferisce ricevere tra:

"Formazione formatori: emergere con i risultati dalla giungla della formazione aziendale" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2010;

"1000 aforismi e citazioni ad uso aziendale e non solo. Per riflettere su: motivazione, leadership, gestione del tempo, successo, teamwork, comunicazione ed altro ancora" di Gianluca Gambirasio, E-book 2009;

"La montagna: una scuola di management. La determinazione del singolo e della squadra sono le chiavi del successo sul K2 come in azienda" di Agostino Da Polenza e Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2008;

"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007 (disponibile anche in versione libro in auto edito da GoodMood Edizioni sonore);

"Il venditore etico: conquistare la fiducia del Cliente con i fatti" di Gianluca Gambirasio e Daniela Andreini, FrancoAngeli 2005.

In attesa di contattarla telefonicamente nei prossimi giorni, cordialmente saluto,

Gianluca Gambirasio
CEO

e-mail: gianluca.gambirasio@olympos.it
Linkedin: https://it.linkedin.com/in/gianlucagambirasio
Skype: Gianluca.Gambirasio

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Via Madonna della Neve, 2/1 - 24021 Albino (BG)

e-mail: customer.service@olympos.it

altri siti di Olympos: www.acenacondelitto.it

"Il valore di un'idea sta nel metterla in pratica"

prima di stampare questa e-mail e/o gli allegati pensate all’ambiente.
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Script di riferimento della telefonata (da non leggere mentre si telefona):

OG – “Buongiorno, il Dr. Bergonzi per cortesia sono Gambirasio di Olympos.”

Fare un’affermazione cortese mettendo prima chi stiamo cercando e dopo il nostro nome (aiutiamo tra l’altro il filtro a ricordarsi meglio il nostro nominativo).

Errori da evitare:

fare una domanda invece che un’affermazione lascia all’interlocutore la scelta del no: es. “Mi passa Giuseppe Bergonzi per cortesia?” “No…”;

usare verbi al passato: es. “Desideravo parlare con Giuseppe Bergonzi….”. I verbi dell’azione sono il presente e il futuro;

usare verbi condizionali: es. “Vorrei parlare con Giuseppe Bergonzi…” in quanto trasmettono incertezza;

dire troppe parole e/o giustificarsi: es. “Sono Gianluca Gambirasio, Amministratore Unico di Olympos Group srl, siamo un’azienda leader nel settore della formazione con un catalogo formazione molto ricco ed articolato che consente di soddisfare le esigenze del Cliente. Abbiamo lavorato per numerose aziende del vostro settore…” Non è al filtro che dobbiamo spiegare il motivo della telefonata. Parlare troppo trasmette insicurezza e fa subito capire al filtro che vogliamo proporci come fornitori, con il rischio che non passi la telefonata all’interno.

Filtro (di seguito F) – “Di che cosa di tratta?” (o similari)

OG – “Della formazione commerciale”

Riferirsi ad una tipologia di formazione o di persone da formare pertinente con la tipologia di azienda contattata.

Spiegare in modo sintetico l’obiettivo della telefonata senza entrare nei dettagli e senza dire in prima battuta che vogliamo fissare un incontro. Dire sempre e solo cose vere.

F – “Ci mandi un fax con la vostra presentazione”
OG – “Ho mandato una mail al Dott. Bergonzi questa mattina e chiamo appunto per sapere quale libro vuole che gli porti.”

F – “Non è in ufficio oggi, come posso esserle utile?”
OG – “Grazie. Gli ho già mandato una e-mail. Richiamo nei prossimi giorni.”

F - “Glielo passo”

Non dare per scontato che ci risponda la persona con cui vogliamo parlare. Potrebbe essere una sua assistente e/o collega.

OG – “Buongiorno, parlo con il Dr. Giuseppe Bergonzi?”

F – “No. Chi lo desidera?”

OG - “Sono Gambirasio di Olympos”
= gestione primo filtro se chiede motivo chiamata ecc…

Responsabile della formazione (di seguito RF) – “Sì, sono io”

OG – “Buongiorno Dr. Bergonzi, sono Gianluca Gambirasio, uno dei soci di Olympos Group, società di formazione commerciale e manageriale.

Le ho mandato l’altro ieri una mail di presentazione.

Le telefono per proporle un incontro per conoscerci e presentarle i nostri servizi.

Sarà tra l’altro mio piacere portarle un nostro libro.

Quale preferisce che le porti? (ascoltare attentamente in silenzio e senza interrompere)

Se non ha letto l’e-mail e/o vuole avere più informazioni su Olympos, fornirle in modo sintetico presentando 2/3 vantaggi distintivi e poi proporre subito l’incontro per approfondire la conoscenza.

Esempio:

offriamo sempre la garanzia soddisfatti o rimborsati e la disponibilità a collegare gli investimenti ai risultati raggiunti (success fee);

abbiamo pubblicato diversi libri per Franco Angeli che nascono dall’esperienza maturata in oltre 300 interventi aziendali tra cui (citarne al massimo tre vicini alla realtà del Cliente): + risultati in – tempo, il venditore etico, formazione formatori, la montagna una scuola di management, telefonare per fissare un appuntamento, ecc.;

i tre principali elementi per cui vogliamo essere riconosciuti dai Clienti sono: personalizzazione, approccio orientato ai risultati e precisa misurazione del ROI (Return On Investment = ritorno sull’investimento;

oltre alle tradizionali metodologie di formazione ci avvaliamo di metodologie innovative come ad esempio gli eventi con delitto, la montagna una scuola di management, golf management training, il grande quiz, il gioco dei team, hotel Bologna live, ecc.

offriamo anche un servizio per quanto riguarda la ricerca di fondi per finanziare la formazione attraverso i Fondi Interprofessionali, la legge 236, il modello D1, voucher formativi ed altro;

siamo intervenuti per oltre 300 aziende tra cui Epson, Technogym, Intesa SanPaolo, Saeco, Swiss Post, Ikea, Fischer, Accor, Fondiaria SAI, Kone, ecc. (citare come esempio i nomi di aziende dello stesso settore e dimensione di quella contattata);

Gestione delle obiezioni

Non fermarsi al primo no ma cogliere l’obiezione come un’opportunità per conoscere meglio l’interlocutore e far meglio percepire la convenienza dell’incontro.

No accanimento terapeutico: non insistere troppo perché si rischia altrimenti di essere percepiti come degli scocciatori.

Sia che accetti l’incontro che non lo accetti l’interlocutore deve aver avuto piacere nel parlare con noi.

Spesso di fronte ad un’obiezione vi è la possibilità di proporre direttamente un appuntamento.

RF – “In passato siamo rimasti delusi dai corsi di formazione organizzati.”

“Cosa in particolare non vi ha convinto?”

“Per il 2011 che programmi avete in mente per quanto riguarda la formazione?”

“Capisco, le propongo di incontrarci così potrò presentarle come misuriamo il ritorno sull’investimento di ogni nostro intervento. Tenga presente che diamo sempre la garanzia soddisfatti o rimborsati. Alcune mie disponibilità sono il 7, il 12 o il 18 luglio. Come è messa la sua agenda in quelle date?”

RF - Non mi interessa

Come mai?
In base alla risposta, affrontare la vera obiezione.

RF - Mi mandi un fax / e-mail

Non le è arrivata la mail che le ho spedito l’altro ieri? (verificare che l’indirizzo e-mail sia corretto) Gliel’ho rispedita in questo momento, l’ha ricevuta? Sintetizzare velocemente in max 20’’ il contenuto della mail e proporre l’appuntamento.

Durante l’incontro sarà mio piacere portarle uno dei nostri libri, a sua scelta, da cui si comprende lo stile con cui lavoriamo. Quale libro preferisce che le porti? Nella prossima settimana, cosa preferisce tra martedì mattina e giovedì pomeriggio?

E’ davanti al computer? Se digita www.olympos.it possiamo velocemente vedere insieme alcuni elementi della nostra società. Presentare per max 20’’ alcune pagine del sito: ad esempio nella pagina formazione interaziendale sono elencati i nostri corsi pubblici a catalogo per le aree commerciale e manageriale, in formazione aziendale vengono presentate alcune nostre metodologie come la formazione esperienziale o il coaching individuale mentre nei libri sono presentati i libri fino ad oggi pubblicati con Franco Angeli tra cui Più risultati in meno tempo, “La montagna: una scuola di management”, ecc.

RF - Abbiamo già i nostri fornitori / Ci troviamo bene così

Non le chiedo di cambiare i suoi fornitori ma semplicemente un incontro per conoscere una nuova realtà e confrontarsi. Valuterà lei senza impegno se quanto facciamo è interessante per la sua società.

Ero certo che un’azienda come la vostra creda nell’importanza della formazione del personale. A tal proposito, come misurate l’efficacia della formazione?

Che tipologia di corsi avete organizzato quest’anno?

RF - Non ho tempo (Mi chiami più avanti. Prima dell’estate, dopo l’estate, prima di Natale…)

sarà sufficiente meno di 1 ora per poter valutare i vantaggi della nostra offerta per voi;

posso venire da lei il 19 o il 25 di aprile anche in tarda serata, all’orario di pranzo o molto presto la mattina per consentirle di gestire al meglio i suoi impegni;

mi proponga lei una data in cui è disponibile;

RF - Se abbiamo bisogno vi chiamiamo noi

Come individuate e selezionate i nuovi fornitori?

Quale sono i vostri programmi formativi per quest’anno?

Anche se non avete alcuna esigenza a breve mi farebbe piacere ugualmente incontrarla per iniziare a conoscerci e presentarle i nostri servizi. Nella prossima settimana, cosa preferisce tra martedì mattina e giovedì pomeriggio?

RF - Abbiamo i nostri formatori interni / Facciamo formazione al nostro interno

Complimenti, significa che nella formazione ci credete. Le porterò allora il mio libro “Formazione formatori: emergere con i risultati dalla giungla della formazione aziendale” per i vostri formatori interni. Vi sono riportate numerose metodologie per rendere sempre più efficaci gli interventi di formazione.

Che metodologie didattiche utilizzano nei loro interventi formativi?

Che tipologia di corsi gestiscono?

RF - Non abbiamo budget

Anche se non avete alcuna esigenza a breve mi farebbe piacere ugualmente incontrarla per iniziare a conoscerci e presentarle i nostri servizi. Nella prossima settimana, cosa preferisce tra martedì mattina e giovedì pomeriggio?

Grazie alla formazione finanziata è possibile riuscire a fare formazione anche senza un budget specifico.

Come avete fino ad oggi sfruttato le opportunità offerte dalla formazione finanziata?

Convincere coinvolgendo = farlo parlare, renderlo partecipe della conversazione:

Cosa avete fatto in passato come interventi formativi?

Quali programmi di formazioni avete in mente per i prossimi mesi?

Quali sono gli interventi formativi che avete maggiormente apprezzato?

Come effettuate la misurazione dell’efficacia degli interventi formativi?

Per quanto riguarda la formazione finanziata, come vi muovete?

Come fate a selezionare le società di formazione?

Come valutate la competenza delle persone e il loro potenziale di sviluppo?

Cosa vi aspettate dalle società di formazione che coinvolgete nei progetti?

Chiusura della telefonata:

NO restare sempre positivi e chiedere se desidera essere aggiornato sulle novità attraverso la newsletter “Qui Houston”.

MI RICHIAMI Quando mi suggerisce di ricontattarla?

Chiedere se desidera essere aggiornato sulle novità attraverso la newsletter “Qui Houston”.

SI’ chiedere riferimenti: numero di telefono, indirizzo ed e-mail e ripetere per conferma giorno ed ora.

Mandare subito dopo e-mail di ringraziamento, conferma incontro e indicare tutti i nostri riferimenti diretti.

E-mail di ringraziamento e conferma incontro:

Gentile Dr. Giuseppe Bergonzi,
le confermo il nostro incontro per giovedì 24 giugno alle ore 15.00 presso i vostri uffici in via Alessandro Manzoni, 7 a Lecco (LC).

Cordialmente saluto,

Gianluca Gambirasio
CEO

e-mail: gianluca.gambirasio@olympos.it

Linkedin: https://it.linkedin.com/in/gianlucagambirasio

Skype: Gianluca.Gambirasio

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Nel caso in cui non foste destinatari del presente messaggio, vogliate cortesemente avvertire immediatamente il mittente.

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Mandare una e-mail di conferma dell’incontro anche il giorno precedente all’appuntamento per evitare di avere sorprese dell’ultimo minuto.

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