Gli strumenti di gestione della formazione

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Gli strumenti di gestione della formazione

Il Piano della Formazione e la sua gestione

Caratteristiche generali del Piano

Il Piano della formazione è lo strumento di programmazione e gestione delle attività formative e come tale definisce tutte le attività di formazione che verranno erogate nell’anno di riferimento, sia in termini di contenuti che di risorse.

In questo senso costituisce

• La formalizzazione del budget economico da dedicare nell’anno alla formazione del Personale del Comune

• Il riferimento – in termini di obiettivi, contenuti e destinatari – per progettare ed erogare la formazione nell’anno corrente e le linee guida per il triennio

I contenuti del piano sono definiti in funzione:

• Degli obiettivi che l’Ente intende perseguire

• Del modello organizzativo prescelto

• Delle esigenze di sviluppo del Personale – collettive, individuali

• Dei risultati effettivamente raggiunti con il Piano dell’anno precedente

Attività formative non previste nel Piano o con caratteristiche diverse da quelle definite, possono essere realizzate fatte salve alcune condizioni:

• La responsabilità della decisione è del responsabile della gestione che motiva ed informa la struttura centrale di governo per consentire l’aggiornamento del Piano.

• La disponibilità economica

Il Piano è suddiviso tra

• Formazione destinata ai Dirigenti
• Formazione destinata al Personale non dirigente

Il piano di formazione è articolato nelle seguenti parti:

1. Sintesi della situazione della formazione riferita al Piano dell’anno precedente

Presa d’atto degli aspetti del consuntivo della formazione dell’anno precedente e delle linee di sviluppo a prospettiva triennale.

2. Risultati dell’analisi del fabbisogno formativo

Verifica delle esigenze formative che hanno definito le line di sviluppo per il triennio e rilevazione di nuove esigenze e priorità dell’Ente.

3. Risultati dell’Analisi di fattibilità e della negoziazione fra la DG e le DC per l’attribuzione del budget per la formazione

Presa d’atto delle risorse disponibili e definizione dei criteri di priorità per la distribuzione del budget fra le DC

4. Sintesi della programmazione della formazione per l’anno di riferimento

Vengono esplicitati – complessivamente e per ciascuna DC – obiettivi formativi, destinatari e budget; vengono individuate le responsabilità di gestione dei diversi interventi formativi ed il budget affidato alle DC.

5. Schede di programmazione riferita ai singoli interventi formativi

Descrizione dei singoli interventi formativi: obiettivi, destinatari, contenuti, tempi, modalità, budget e fonti di finanziamento.

6. Prospettive di sviluppo della formazione nel triennio successivo

 

Vengono definite le strategie formative di più ampio respiro dal punto di vista dell’impatto sull’organizzazione e del cambiamento atteso.

Classificazione degli interventi formativi

Gli interventi formativi vengono classificati in fase di pianificazione secondo un criterio di omogeneità tematica che individua:

AREA TEMATICA    =  Classificazione degli interventi formativi in base ad aree di contenuti
                                      non necessariamente coincidenti con Strutture Organizzative

LINEA FORMATIVA =  Scomposizione dell’area tematica in sotto-categorie omogenee

SUBLINEA FORMATIVA = Rappresenta, in fase di pianificazione, la progettazione di
                                            massima di interventi formativi che saranno meglio specificati in
                                            fase di programmazione

CORSO DI FORMAZIONE = Specifico intervento realizzato e l’unità minima da rilevare a
                                               consuntivo

Aree tematiche:

1. Giuridico-amministrativa

2. Organizzazione e Personale

3. Economico-finanziaria

4. Socio-sanitario

5. Educativa

6. Culturale, sportiva e turistica

7. Gestione dell’ambiente e del territorio

8. Sicurezza del territorio

9. Sicurezza sul posto di lavoro

10. Information and Communication Technology

11. Linguistica

In fase di pianificazione, ciascun intervento formativo, oltre ad indicare obiettivi, contenuti, destinatari e tempi di massima, farà riferimento ad un macro-obiettivo formativo relativo allo sviluppo di macro-competenze così definite:

1. Manageriali

La capacità di gestire risorse e di utilizzare strumenti e metodologie per l’organizzazione e la gestione del lavoro dei propri collaboratori – Esempio:   “Team building”, “Leadership”, “Time management”

2. Relazionali

La capacità di gestire le relazioni e la comunicazione in gruppo e verso i clienti interni ed esterni, e di gestire situazioni critiche – Esempio: “Comunicazione”, “Orientamento al Cliente”

3. Tecnico-professionali specialistiche

La conoscenza e la capacità relative alle specifiche professionalità

4. Operative

La capacità di utilizzo di strumenti applicativi per lo svolgimento della professione sia di tipo specialistico sia di tipo generico – Esempio: “Informatica”, “Lingue”

5. Cognitive

Le capacità di base necessarie per lo sviluppo delle competenze specialistiche – Esempio: “Pensiero analitico”, “Problem solving”

Gestione economico-finanziaria del Piano

L’Amministrazione definisce ogni anno un budget complessivo per la formazione che verrà allocato, in sede di Bilancio di previsione, in capitoli di spesa dedicati alla formazione ed attribuiti alle singole DC per le attività formative di loro competenza. Nel budget confluiranno anche eventuali fondi erogati da altri Enti, compreso il Fondo Sociale Europeo.

L’attribuzione del budget alle DC verrà fatta sulla base dell’analisi dei fabbisogni e della negoziazione successiva fra DG e DC.

Sarà necessario definire una parte di budget da garantire a tutte le DC per l’attività formativa non pianificabile o prevedibile, come ad es. “aggiornamento su nuova normativa”.

Questo modello di gestione economico-finanziaria consente di rendere trasparente la spesa complessiva dell’Ente e quella di ciascuna DC con le relative modalità di gestione.

Il Piano fa riferimento alla formazione erogata durante un anno solare ma viene finanziato su due annualità di bilancio per consentire di evitare i tempi morti in fase di approvazione di bilancio.

Periodo di riferimento del Piano:

anno solare gennaio-dicembre, qui indicato convenzionalmente con “T”

• Gli interventi formativi descritti nel Piano si erogano nell’anno di riferimento del Piano; ciò consente:

• Collegamenti chiari con gli altri strumenti programmatori

• Maggior facilità a collegare l’esito della valutazione alle esigenze per il nuovo anno

• Il Piano viene approvato in bozza nell’anno T-1, in modo da consentire l’inizio delle attività – progettazione, acquisto – in tempo per poter cominciare l’erogazione anche a gennaio

Modalità di finanziamento: Bilancio anno (T) e Bilancio anno (T-1)

• Il Piano viene finanziato con stanziamenti sull’anno corrente (T) e sull’anno precedente     (T-1)

• Ogni anno vengono stanziati sul Bilancio i fondi per completare la gestione del Piano della formazione corrente (anno T) e quelli per la prima parte del Piano della formazione successivo (anno T+1)

Il sistema informativo della formazione – Linee guida

La Struttura Centrale di Coordinamento ha fra i suoi compiti la definizione di un Sistema informativo costituito da alcuni moduli fondamentali.

• Portale e Sistema informativo a supporto della erogazione della formazione

• Sistema informativo a supporto della gestione del Piano

• Piattaforma di e-learning

• Data base contenente, ad esempio, linee formative e singoli corsi, partecipanti, mappa delle competenze

Il Sistema si collega con gli altri sistemi informativi dell’Ente come ad esempio il Sistema informativo di gestione del Personale

Le macro-funzionalità principali a supporto della gestione del Piano riguardano:

• Gestione del Piano

• Aspetti organizzativi

• Simulazione e costruzione del Piano

• Redazione e comunicazione del Piano

Il Manuale Operativo – Linee guida

Il Manuale Operativo è il documento che descrive in dettaglio, per ogni fase del ciclo di gestione della formazione:

• Gli obiettivi, le attività, i risultati attesi e le responsabilità

• Gli aspetti metodologici, i criteri e gli standard di riferimento

• Le procedure operative e i flussi di comunicazione fra gli attori coinvolti

• La struttura dei dati del Sistema informativo

• Gli indicatori di qualità del servizio formativo

Il Manuale contiene inoltre definizioni e regole comuni, la descrizione e gli esempi degli strumenti da utilizzare, la rappresentazione del sistema dei crediti formativi.

La redazione del Manuale sarà curata dalla Struttura Centrale di Coordinamento che coordinerà dei gruppi di lavoro dei Referenti centrali per la formazione, gruppi che saranno costituiti per definire gli aspetti del sistema di governance di particolare rilevanza.

Conclusioni

Abbiamo più volte sottolineato come l’attività di confronto tra modelli organizzativi crei un valore aggiunto nel momento in cui i fattori di eccellenza evidenziati in un contesto vengano opportunamente sistematizzati in un altro, non solo cercando di evitare crisi di rigetto ma creando le condizioni per l’innesco di spirali di miglioramento visibile.

Insisto sull’aggettivo “visibile” – inteso come risultato concreto osservabile e soprattutto fruibile dai cittadini, dai dipendenti, dalla collettività – perché per anni i Manuali della Qualità e di Management hanno proposto l’aggettivo “continuo” lasciando languire il concetto di miglioramento all’interno di una cornice semantica piuttosto vaga.

Ogni benchmarking va necessariamente personalizzato alla propria realtà, fermo restando il fatto che oggi ogni Pubblica Amministrazione, a prescindere dalla tipologia e dalle dimensioni, deve darsi da fare per formare adeguatamente i propri dipendenti e soprattutto sviluppare una mentalità  concretamente orientata all’ “imprenditorialità”, senza crearsi falsi alibi per giustificare l’inazione: “Il nostro è un Comune piccolo”, “L’organizzazione è complessa”, “Non abbiamo soldi”, “Abbiamo altre priorità”, “Pochi dipendenti”, “L’abbiamo già fatta in passato” –

Quando?

Non se lo ricorda più…

Comunque, il caso di studio proposto in questo capitolo ci offre l’opportunità di estrapolare e sintetizzare alcuni punti chiave la cui importanza può costituire una base comune per le riflessioni operative di ogni manager della Pubblica Amministrazione, coinvolto nei processi di sviluppo delle persone e dei servizi del proprio Ente:

• Una logica di sistema deve sottendere tutte le attività legate alla gestione della formazione e del miglioramento della qualità dei servizi.

• Ai dirigenti sono richieste  capacità di rilevazione dei fabbisogni formativi, capacità di effettuare periodiche ricognizioni delle esigenze legate all’aggiornamento continuo di se stessi e dei loro collaboratori e la giusta motivazione nel proporre e negoziare la formazione all’interno dell’Ente.

• Ogni attività legata alla gestione del ciclo della formazione – acquisto, pianificazione, progettazione, programmazione, erogazione e valutazione –  deve essere svolta con “metodo scientifico”.

• La spesa per la formazione richiede una gestione oculata e controllata.

• E’ necessario verificare sistematicamente la qualità della formazione erogata e l’effettivo collegamento con le applicazioni all’interno del modello organizzativo.

• Adeguati supporti tecnologici ed informativi sono necessari per garantire l’efficace funzionalità di tutto il sistema.

Concludiamo il capitolo dedicato al governo della formazione nella Pubblica Amministrazione, con una pertinente riflessione di Roberto Protasoni:

“Proprio le strategie di innovazione e il cambiamento diffuso dei modelli di gestione delle Risorse umane, che negli ultimi dieci anni hanno prodotto risultati importanti, richiedono di non parlare più di PA come di un corpo unico, poiché al suo interno vi sono realtà organizzative e professionali con missioni e strategie differenziate non meno che nel mondo dell’impresa e con profonde diversità nella dimensione e nel cambiamento realizzato.

La coscienza di questa progressiva differenziazione e dell’esigenza corrispondente di segmentazione degli approcci è di per sé una fonte di innovazione”.