Un modello di confronto

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Un modello di confronto

Il benchmarking è uno strumento per lo sviluppo organizzativo che in Italia è stato sottostimato e sottoutilizzato, almeno fino a questo momento.

Le opportunità offerte dai  confronti strutturati con modelli organizzativi e gestionali eccellenti possono essere colte a tutti i livelli, dall’Ente locale fino al Governo del Sistema Paese.

Solitamente, durante le attività formative o in altri meeting, i partecipanti si confrontano con colleghi provenienti da realtà più evolute, hanno la possibilità di ascoltare casi di successo ed acquisire interessanti soluzioni.

Tuttavia, tali occasioni non sono  formalmente e specificatamente progettate per fare benchmarking e  soltanto alcuni partecipanti, spontaneamente, si impegnano ad estrapolare i fattori di eccellenza di un Ente e a sistematizzarli nel loro modello organizzativo, migliorandolo visibilmente.

Oltre alle attività di confronto che possono essere svolte in incontri pensati ad hoc, in alcuni casi, addirittura, l’optimum sarebbe che i manager pubblici trascorressero un periodo di tempo, anche breve, in una Pubblica Amministrazione eccellente in Italia o all’ Estero per avere la possibilità di “respirare l’aria” di queste realtà, vivere  dall’interno la funzionalità del modello per capirne la cultura organizzativa, verificare le modalità di lavoro ed il loro impatto sui servizi, conoscere i meccanismi operativi ed individuare i veri fattori di successo nonché scoprirne gli eventuali limiti.

Con l’augurio che tali attività formative entrino presto a far parte integrante della valigia professionale del Management delle Pubbliche Amministrazioni, prendiamo in esame un caso di studio che riguarda il Sistema di Governo della Formazione di un Comune del Nord Italia.

L’obiettivo di questo approfondimento è fare benchmarking, estrapolando punti chiave e/o linee guida da poter riadattare nell’Ente di appartenenza, tenuto debito conto di vincoli, di specificità organizzative e dei peculiari obiettivi di sviluppo di ogni contesto.

Il  modello è stato presentato al Forum della Pubblica Amministrazione, svolto presso la Fiera di Roma nel maggio 2005 e distribuito attraverso un opuscolo informativo di cui riportiamo alcuni concetti essenziali.

Definizione, missione e obiettivi strategici

La formazione si qualifica come fattore strategico di successo e “valore aggiunto” per:

• L’innovazione organizzativa e gestionale dell’amministrazione attraverso lo sviluppo delle proprie risorse umane.

• Il miglioramento dei servizi verso il cittadino in termini di qualità, efficienza ed efficacia delle prestazioni.

Per sistema di governance della formazione si intende:

L’insieme di modelli, metodologie, strutture e strumenti per la gestione del processo formativo dell’Ente lungo tutte le fasi del ciclo: pianificazione, acquisto/organizzazione, erogazione, monitoraggio, assestamento e valutazione.

L’approccio proposto prende in considerazione le seguenti variabili:

• La “missione” che l’Ente intende perseguire.

• Si tratta di sviluppare sempre più una cultura che consideri la formazione:

• per l’Amministrazione: una leva per il cambiamento e di orientamento al raggiungimento di obiettivi strategici;

• per le Direzioni: una leva gestionale

• per il Personale: una opportunità:di apprendimento e sviluppo di competenze;
  di aumento di motivazione e di consapevolezza del modo di lavorare;
  di conoscenza della macro organizzazione;
  di comunicazione e confronto fra colleghi.

Gli obiettivi del sistema di governance:

Con l’introduzione di tale sistema, l’Amministrazione si propone di conseguire i seguenti obiettivi:

• Sviluppo e diffusione della capacità di analisi dell’esigenza formativa, di programmazione, di gestione e di monitoraggio della formazione

• Visione complessiva degli interventi formativi rispetto al volume dell’attività svolta, alla qualità e all’impiego di risorse in ogni fase della gestione

• Definizione puntuale di ruoli, responsabilità e funzioni dei diversi soggetti implicati

• Individuazione di metodologie e definizione di strumenti per la gestione delle diverse fasi del processo formativo

• Tutto ciò per rispondere il più possibile a criteri di trasparenza di metodologie e procedure, di diffusione e pari opportunità degli interventi formativi.

Il modello organizzativo  prescelto

Il modello organizzativo prevede una struttura di regia e coordinamento centrale che presidi la gestione e la corretta applicazione delle regole del sistema e strutture a rete che gestiscano il processo formativo, ognuna per la propria competenza

Ogni Direzione Centrale – DC – avrà un budget dedicato alla formazione e sarà responsabile della formazione specialistica per il proprio personale e della formazione trasversale a più Direzioni Centrali su tematiche di propria competenza.

Si intende in questo modo favorire il maggior coinvolgimento di tutte le Direzioni alla definizione di strategie per lo sviluppo delle risorse umane e alla diretta gestione della formazione; si intende inoltre dare pieno riconoscimento ai responsabili dei servizi della competenza di lettura dei bisogni formativi e di progettazione sui temi legati alla specificità dei servizi stessi.

 

Le componenti organizzative e gli strumenti del sistema di governance della formazione

1. Le componenti organizzative

 Il ciclo di gestione della formazione

La gestione della formazione si articola in sei fasi di lavoro.

La definizione della tempistica delle diverse fasi del ciclo è fatta in riferimento alla predisposizione e alla gestione del Piano della formazione avente come orizzonte temporale il periodo gennaio-dicembre.

Fase 1 – Pianificazione

E’ l’attività finalizzata a definire i contenuti del Piano della formazione riferito all’arco temporale preso in considerazione. Si articola in:

• Analisi dei bisogni

• Presa d’atto della situazione della formazione riferita all’anno precedente

• Individuazione delle priorità strategiche dell’Amministrazione che hanno ricaduta sulla formazione

• Rilevazione delle esigenze complessive delle DC in funzione di obiettivi generali che hanno ricaduta sulla formazione e di esigenze specifiche – aggiornamenti professionali, sviluppo di competenze in relazioni ai cambiamenti…

• Analisi di fattibilità

• Definizione delle risorse disponibili – economiche e strumentali – e delle persone da coinvolgere

• Individuazione priorità e vincoli

• Negoziazione per l’attribuzione del budget

• Pianificazione delle attività formative – obiettivi, destinatari, contenuti, tempi…

• Redazione del Piano di formazione

Il piano viene approvato in bozza, coerentemente con la proposta di Bilancio e viene formalizzato entro 10 gg. dall’approvazione del Bilancio.

L’approvazione in bozza consente di riallocare gli stanziamenti previsti a bilancio per la gestione iniziale del piano.

Fase 2 – Acquisto/Organizzazione

E’ l’attività finalizzata a realizzare l’intervento formativo:

• Definizione di criteri e standard per la gestione e l’acquisto della formazione

• Effettuazione delle gare o attribuzione di incarichi professionali

• Progettazione di dettaglio degli interventi formativi

• Organizzazione degli interventi formativi – logistica, procedure, strumenti…

Fase 3 – Erogazione
 
E’ tutta l’attività necessaria all’erogazione della formazione acquistata e prodotta:

• Supporto della segreteria didattica

• Gestione dei rapporti con i fornitori/docenti esterni

• Docenza per la formazione interna

Fase 4 – Monitoraggio

E’ tutta l’attività tesa a valutare e a verificare:

• La coerenza della gestione delle singole linee formative rispetto a quanto previsto nel Piano di formazione

La rilevazione dei dati è finalizzata alla verifica in itinere rispetto a:

• attuazione delle linee formative

• budget – tetti di spesa, costi unitari…

• tempi

• La qualità e l’efficacia dell’attività formativa

Il monitoraggio verifica gli standard di qualità richiesti rispetto:

• al grado di soddisfazione dei partecipanti

• all’apprendimento

• all’impatto della formazione sui comportamenti organizzativi e sull’organizzazione dei servizi

• alla qualità dei fornitori

Fase 5 – Assestamento

Una volta all’anno, in occasione della manovra di assestamento di bilancio, viene aggiornato il piano e viene elaborato un pre-consuntivo con le previsioni di completamento – linee in ritardo di attuazione, linee previste nelle attività successive ma che si possono anticipare…

Fase 6 – Valutazione

E’ l’analisi critica degli scostamenti tra obiettivi e risultati ottenuti.

Rispetto alla valutazione del piano la valutazione riguarda:

• Lo scostamento tra quanto previsto nel Piano e quanto effettivamente realizzato

• Lo scostamento tra il budget previsto e quanto speso

1.2  I soggetti e le attività nella gestione della formazione

Direzione Generale (DG)

La sua funzione nella gestione della formazione si articola nelle seguenti attività:

• Definizione degli obiettivi e delle priorità strategiche dell’Ente per la formazione

• Definizione del budget complessivo e attribuzione alle DC

• Validazione del Piano

• Valutazione dei risultati complessivi della formazione

Direzione Centrale (DC)

La sua funzione nell’intero ciclo di gestione della formazione si articola nelle seguenti attività:

• Definizione degli obiettivi e delle priorità strategiche della DC

• Validazione della proposta formativa della DC

• Attribuzione dei budget ai Settori

• Gestione del capitolo di spesa per la formazione della DC

• Effettuazione di gare ed incarichi professionali per gli ambiti di propria competenza

• Valutazione dei risultati della formazione della DC

Direzione di Settore (DS)

Collabora con la propria DC svolgendo le seguenti attività:

• Esplicitazione delle esigenze formative di Settore, dei vincoli e delle ipotesi di budget

• Effettuazione di gare ed incarichi professionali per gli ambiti di propria competenza

• Validazione della progettazione e programmazione dei corsi del Settore

• Valutazione dei risultati della formazione di Settore

Struttura Centrale di Coordinamento

E’ la struttura collocata all’interno del Settore Organizzazione che presidia gli aspetti di coordinamento e di supporto metodologico legati alla governance della formazione.
In particolare, svolgerà le seguenti attività:

• Coordinamento delle fasi di gestione della formazione – pianificazione, monitoraggio, valutazione

• Supporto metodologico alle DC e ai Referenti centrali su tutte le fasi della gestione

• Mappatura delle disponibilità logistiche delle DC per l’effettuazione dei corsi

• Predisposizione e diffusione del Piano

• Monitoraggio degli stati di avanzamento del Piano

• Consuntivo del Piano

• Supporto alla DG per la valutazione dei risultati complessivi della formazione

• Gestione del Manuale operativo e verifica della sua corretta applicazione

• Gestione del sistema informativo

Agenzie e uffici di gestione della formazione

Ciascuna Direzione Centrale e Unità Organizzativa alle dirette dipendenze del Direttore Generale o del Sindaco avrà, in alternativa, organizzate in maniera autonoma e secondo le proprie esigenze:

• Una struttura permanente – Agenzia – che partecipa, con differenti livelli di responsabilità, alla gestione di tutte le fasi del piano. Rispetto alle fasi di “acquisto/organizzazione” e “erogazione” realizza, con risorse interne e/o esterne, la formazione attribuita dal piano relativa all’aggiornamento specialistico del proprio personale e, quando necessario, di quello delle altre DC per le materie di propria competenza.

• Una struttura permanente di minore complessità dell’Agenzia – Ufficio – che partecipa alla fase di pianificazione e monitoraggio; si prevede, in questo caso, che la realizzazione della formazione – “acquisto/organizzazione” ed “erogazione” – per il proprio Personale o per quello di altre DC avvenga solo occasionalmente.

In sintesi, verranno svolte le seguenti attività:

• Traduzione dei bisogni espressi dalle Direzioni in ipotesi di interventi formativi

• Progettazione, realizzazione, organizzazione e gestione dei corsi di propria competenza

• Alimentazione del sistema interno per il monitoraggio

• Supporto metodologico alle Direzioni per la valutazione della qualità dell’intervento formativo

Referente centrale per la formazione

E’ la figura di collegamento

• Tra la Direzione Centrale di appartenenza e i Settori

• Tra la Direzione Centrale e la Struttura Centrale di coordinamento

• Tra i Settori e l’Agenzia o l’Ufficio di gestione della formazione della propria DC

La sua attività segue l’intero processo di gestione della formazione e si caratterizza come:

• Partecipazione con la Struttura Centrale di Coordinamento alla definizione delle metodologie e delle procedure del Manuale operativo

• Coordinamento dei Settori della propria DC nelle fasi di pianificazione, monitoraggio e valutazione

• Supporto metodologico a DC e DS nelle fasi di pianificazione, monitoraggio e valutazione.