La chiusura del corso e il follow up

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Articolo tratto dal libro:

	"Formazione formatori: emergere con i risultati dalla giungla della formazione aziendale" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2010

La chiusura del corso e il follow up

«Un viaggio di mille miglia deve cominciare con un solo passo». Lao Tzu

La chiusura del corso è un momento delicato che incide sulla valutazione a caldo dell’iniziativa formativa. Si tratta infatti dell’ultimo ricordo che i partecipanti porteranno con sé. Come il finale in un film o in un concerto, anche in un corso di formazione la chiusura deve suggellare quanto di buono fatto fino a quel momento.

Per chiudere con efficacia un corso di formazione occorre:

• Dedicare almeno trenta minuti alla chiusura del corso evitando le corse.

• Evidenziare gli obiettivi raggiunti, i punti salienti del corso e gli eventuali prossimi passi.

• Far compilare ad ogni partecipante in modo chiare un piano personale d’azione: cosa metterò in pratica? Avvertire dell’importanza di una messa in pratica immediata altrimenti la formazione sarà stata interessante ma inutile.

• Far compilare le schede di valutazione invitando i partecipanti a scrivere anche i loro commenti che sono sempre utili per comprendere quali migliorie apportare.

• Effettuare un giro di tavolo di chiusura e/o un esercizio di chiusura chiedendo in particolare anche un commento a caldo sul corso di formazione e sulla soddisfazione o meno delle aspettative iniziali.

• Consegnare un attestato di partecipazione a ricordo dell’esperienza vissuta e come strumento per valorizzare l’importanza di quanto fatto (coinvolgere possibilmente il committente).

• Lanciare un ultimo messaggio ben augurante per il futuro con un filmato, un racconto, una barzelletta o l’ascolto di una canzone.

• Ringraziare e salutare il gruppo.

• Finire all’orario concordato. Così come è importante iniziare in orario e far rispettare gli orari delle pause e delle esercitazioni, non bisogna finire più tardi dell’orario inizialmente annunciato. Le persone potrebbero aver preso altri impegni ed è quindi importante rispettare le tempistiche concordate ad inizio corso. Meglio concludere con dieci minuti di anticipo che con dieci minuti di ritardo. Diamo il nostro contributo alla diffusione della cultura del rispetto degli orari e alla lotta ai ritardi sia d’apertura che di chiusura degli incontri di lavoro.

 

Stimoliamo ed ascoltiamo con molta attenzione i feed back (positivi e negativi) di tutti i nostri interlocutori che hanno modo di vederci all’opera: il committente, i partecipanti (in ogni occasione, anche mentre beviamo un caffè insieme), i colleghi:

• cosa ti è piaciuto? / Cosa non ti è piaciuto?

• Cosa avrei potuto fare di diverso?

• Quali parti del corso hai trovato più interessanti e quali meno?

• Quali ritieni siano gli aspetti più utili per il tuo lavoro?

• Come hai trovato la metodologia di formazione utilizzata?

Esempi di esercizi di chiusura:

Grazie
Ogni partecipante ringrazia un suo collega dandone le motivazioni.

Il riconoscimento positivo
Ogni partecipante esprime, motivandolo, un apprezzamento rivolto ad uno dei suoi colleghi.

Il contratto
Ogni partecipante fa un contratto con un collega nel quale si impegna nel mettere in atto entro una scadenza una determinata azione. Il collega sarà il responsabile della verifica dell’esecuzione del contratto.

La lettera
Ogni partecipante scrive in un foglio le tre azioni che vuole mettere in atto. Il foglio viene imbustato in una lettera su cui il partecipante appone il proprio recapito postale personale o lavorativo. Trascorso un mese il trainer spedirà tutte le lettere.

Una parola
I partecipanti devono sintetizzare con una sola parola come hanno trovato l’esperienza appena vissuta.

Riepilogo dei contenuti
Viene utilizzato uno degli esercizi per il riepilogo dei contenuti presentati in precedenza.

Un esempio di attestato di partecipazione, stampato su carta pergamena originale, che Olympos Group consegna ai partecipanti ai corsi:

Ogni attestato di frequenza va firmato in originale evitando l’utilizzo di firme prestampate.

Esempio di piano personale di miglioramento di fine corso:

Cosa voglio continuare a fare:

Obiettivo	Indicatori di successo
1
2
3

 

Cosa voglio evitare (errori):

Obiettivo	Indicatori di successo
1
2
3

 

Cosa voglio incominciare a fare:

Obiettivo	Indicatori di successo
1
2
3

 

In alternativa si può ricorrere al classico acronimo S.M.A.R.T.. In inglese smart significa furbo, astuto, intelligente.

• Specifico: cosa voglio realizzare?

L’obiettivo deve essere chiaro, conciso e circoscritto.

• Misurabile: come farò a misurare i progressi raggiunti?

L’obiettivo deve essere quantificabile, per rendere possibile la verifica del raggiungimento dello stesso.

• Attraente: vale la pena darsi da fare per raggiungere questo obiettivo? Lo desidero realmente ed intensamente? È un obiettivo ambizioso?

Più un obiettivo è per noi attraente, più saremo motivati a mettere in campo il 110% del nostro impegno.

• Raggiungibile: è un risultato ragionevole da raggiungere o so già che è impossibile?

L’obiettivo deve essere sfidante, ma nello stesso tempo realizzabile. Un obiettivo che reputiamo impossibile da raggiungere frena sicuramente il nostro impegno.

• Tempificato: quali sono le tempistiche previste?

L’obiettivo deve chiaramente indicare il tempo entro il quale deve essere conseguito evidenziando, se necessario, anche le fasi intermedie.

Ad esempio, acquisire nuovi Clienti è un obiettivo poco Smart…(generico, non misurabile e nemmeno tempificato) Acquisire ogni mese almeno due nuovi Clienti finali in Liguria per i primi sei mesi del prossimo anno che effettuino un ordine di almeno Euro 1000 e definire il relativo piano d’azione è molto più Smart.
Esprimere in questo modo l’obiettivo ci consente di prendere un impegno più forte con noi stessi e con la sfida, potendo tra l’altro misurare lo stato avanzamento dei lavori e prendere gli opportuni provvedimenti.

Esercizio: trasformare i seguenti obiettivi definiti in modo generico in obiettivi Smart

Ogni obiettivo dovrà essere definito in modo Specifico, Misurabile, Attraente, Raggiungibile e Tempificato.
In questo esercizio non si preoccupi di inventare dati e tempistiche, quello che conta è l’allenamento nello stabilire con precisione tutte le componenti di un obiettivo.

Obiettivo generico:	Obiettivo Smart:
Imparare meglio l’inglese…
Prestare maggiore attenzione alla progettazione di un corso….
Utilizzare metodologie d’aula centrate sull’azione…

Un’attenta definizione degli obiettivi personali ci consente di:

• identificare con maggiore chiarezza quello che ci viene richiesto (ad esempio dal nostro capo) e/o vogliamo agire;

• verificare quanto messo in atto rispetto a quanto programmato (controllare lo stato avanzamento dei lavori) e definire eventuali cambiamenti;

• focalizzare le nostre attività su ciò che è veramente importante;

• pianificare come agire nel concreto;

• apprendere in modo più efficace dall’esperienza.

Dobbiamo periodicamente dedicare del tempo a rispondere ad alcune istanze:

• cosa voglio ottenere?

• Quali sono i miei obiettivi?

• Quali sono le mie priorità?

• A cosa di importante dovrei dedicare il mio tempo?

Per dare un seguito alla formazione è consigliabile prevedere un incontro di follow up a distanza di circa un mese dal termine del corso di formazione. La formazione non si deve fermare al solo momento d’aula, ma deve essere il punto di partenza di un processo di sviluppo delle competenze.

Ogni partecipante deve essere messo in grado di darsi degli obiettivi concreti da mettere in atto al suo ritorno sul campo. Questi obiettivi devono essere individuati in maniera precisa e portare all’attuazione di un vero e proprio piano personale di miglioramento.

É fondamentale che l'esperienza d'aula sia trasferita nel proprio ambito lavorativo concretizzandosi in azioni.

Il lavoro nell’incontro di follow up sarà finalizzato a:

• verificare la comprensione e l'integrazione dei messaggi ricevuti

• approfondimenti ulteriori, anche attraverso simulazioni di casi

• rinforzo e ancoraggio dei contenuti

• controllo dei risultati raggiunti